Katie ha un documento di Word che è fondamentalmente un tavolo gigante. La prima colonna è un numero di passaggio. La seconda colonna contiene informazioni o indicazioni per l’utente. Se Katie ha un passaggio molto lungo, che si estende su diverse pagine, desidera che il numero del passaggio dalla prima colonna venga visualizzato su ogni pagina in modo da sapere sempre su quale numero si trova.

Non è possibile eseguire questa operazione in Word. Il motivo è che se una riga si estende su più pagine, non è possibile “ricominciare” il contenuto di una colonna nelle pagine successive lasciando che le altre colonne continuino in modo normale. (Puoi ripetere intere righe nella parte superiore di ogni pagina, ma non ripetere solo le colonne selezionate in una riga.) La soluzione alternativa consiste nell’assicurarti che le righe non si estendano sulle pagine, iniziando sempre dalla parte superiore di ogni nuova pagina. In questo modo potresti digitare manualmente le informazioni da ripetere nella prima colonna nelle pagine successive. Questo, ovviamente, è piuttosto noioso e soggetto a problemi se la tua impaginazione cambia a causa di modifiche o modifiche al layout.

Tuttavia, c’è un problema più grande di cui essere consapevoli. Se si utilizza la funzionalità tabella di Word per organizzare i dati nel modo descritto, si corre il rischio che i documenti siano più soggetti a danneggiamento rispetto a se si organizzano i dati in modo diverso. Ho conosciuto persone che hanno creato documenti che consistono in tabelle che si estendono su centinaia di pagine. (Non una singola riga, intendiamoci, ma una tabella con molte, molte righe.) Invariabilmente quei documenti sono destinati a problemi perché Word non fa un ottimo lavoro nel mantenere stabili tabelle così lunghe.

È una soluzione migliore per cercare di utilizzare più tabelle più piccole o, meglio ancora, per creare documenti che utilizzano tabelle con molta parsimonia. Ciò potrebbe richiedere un ripensamento del modo in cui i dati sono disposti sulla pagina, ma il vantaggio di non finire con documenti danneggiati vale la pena.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (12154) si applica a Microsoft Word 2007 e 2010. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per la vecchia interfaccia del menu di Word qui:

Ripetendo le informazioni sulla colonna su ogni pagina.