Judith aveva un problema con gli utenti che non sarebbero riusciti a salvare il proprio lavoro e anche all’uscita dal programma non sarebbe stato possibile salvare. Ciò ha provocato utenti frustrati e un reparto di supporto ancora più frustrato.

Naturalmente, una risposta al problema è semplicemente sottolineare che è sciocco non salvare e che gli utenti dovrebbero soffrire per la propria supervisione.

Dopotutto, Word ti chiede se vuoi salvare prima di buttare via il tuo documento all’uscita.

Detto questo, c’è un modo in cui salvare tutto può essere affrontato e quell’approccio è fondamentalmente diverso dal modo in cui Word funziona per impostazione predefinita. Il nuovo approccio comporterebbe la protezione di un nome file quando viene creato un documento. Pertanto, se si sceglie di creare un documento, Word richiede un nome di file e salva immediatamente il file vuoto utilizzando quel nome. Quindi, ogni volta che si esce dal programma o si chiude il documento, Word salva automaticamente la condizione corrente del file: può farlo perché ha già protetto il nome del file.

Per implementare un tale sistema, ci sono due macro speciali che dovresti impostare: AutoNew e AutoClose. La prima macro, AutoNew, entra in gioco ogni volta che viene creato un nuovo documento. Lo scopo di questa macro è richiedere un nome file all’utente e quindi salvare il documento utilizzando quel nome. Quello che segue è un esempio di una macro che farà proprio questo:

Sub AutoNew()

Dim sMyFile As String

On Error Resume Next     sMyFile = InputBox("File Name", " Save File ")



With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)

.Title = sMyFile         .Execute     End With

Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub

Se si inserisce questa macro AutoNew nel modello Normal, ogni volta che l’utente crea un nuovo documento entra in azione. (L’unica eccezione è quando Word viene avviato per la prima volta e viene visualizzato un nuovo documento.)

La seconda macro, AutoClose, è estremamente semplice. Tutto quello che fa è salvare il documento, senza fare domande:

Sub AutoClose()

ActiveDocument.Save End Sub

Ora, ogni volta che esci, le modifiche vengono salvate. Se, per qualche motivo, al documento non è stato assegnato un nome (ad esempio, l’utente ha iniziato a digitare nel documento predefinito visualizzato per la prima volta all’avvio di Word), viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome e l’utente può fornire un nome file.

Sebbene sia possibile non salvare un documento quando si utilizzano queste macro, è un processo molto più complicato. Il risultato è che non si perde quasi nulla. Questo, ovviamente, presenta alcune interessanti sfide gestionali.

Ad esempio, lo spazio su disco potrebbe presto diventare una merce molto rara. Ciò significa che potrebbero essere necessarie alcune politiche sul salvataggio di più versioni di documenti o sulla denominazione dei documenti. Questa è solo la punta dell’iceberg, per così dire, poiché ci sono molti altri problemi di gestione relativi a questo approccio.

Il che solleva una domanda completamente diversa: qual è il peggio: avere a che fare con utenti che non possono salvare un documento da soli o con utenti costretti a salvare tutti i documenti? La risposta, ovviamente, varierà da azienda ad azienda.

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti WordTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (315) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Word in Office 365. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per vecchia interfaccia del menu di Word qui:

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