Ordinamento di indirizzi a colonna singola (Microsoft Word)
Alexander ha chiesto se ci fosse un modo semplice per ordinare gli indirizzi di una sola colonna in Word, come il seguente:
Jane R. Doe 1234 Anytown Road Mapleton, AZ 85229
Fred Davis 5678 Main Street Yorba Linda, CA 94123
La risposta dipende dalla tua definizione di “facile”. La soluzione più versatile a lungo termine è trasferire gli indirizzi in una sorta di programma di database o persino in Excel. Puoi organizzare e ordinare a tuo piacimento il contenuto in quei programmi, quindi unire semplicemente i risultati in Word.
Se si desidera mantenere gli indirizzi in Word, è possibile ordinarli facilmente, a condizione che vengano soddisfatte alcune condizioni. Innanzitutto ogni “blocco” di indirizzi (in mancanza di un termine migliore) deve essere un unico paragrafo.
Ciò significa che deve essere presente un’interruzione di riga manuale (Maiusc + Invio) alla fine di ogni riga nel blocco dell’indirizzo, tranne l’ultima. Secondo, l’unico punto nella prima riga in cui possono essere presenti spazi regolari è appena prima dell’inizio del cognome. Per tutti gli altri spazi (ad esempio, tra il nome e l’iniziale centrale o tra un titolo e il nome) dovresti usare uno spazio unificatore.
Con i dati nelle condizioni corrette, ora puoi ordinare gli indirizzi seguendo questi passaggi:
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Seleziona tutti gli indirizzi che desideri ordinare.
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Visualizza la scheda Home della barra multifunzione.
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Fare clic sullo strumento Ordina nel gruppo Paragrafo. Word visualizza la finestra di dialogo Ordina testo. (Vedi figura 1.)
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Fare clic sul pulsante Opzioni. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento. (Vedi figura 2.)
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Assicurati che Altro sia selezionato e che la piccola casella a destra di Altro contenga un singolo spazio.
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Fare clic su OK.
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Utilizzando l’elenco a discesa Ordina per, scegli l’opzione Word 2. (Word considera tutto fino al primo spazio su ogni prima riga come prima parola, e poi tutto ciò che segue come seconda parola. Poiché l’unico spazio sulla prima riga di ogni blocco è appena prima del cognome, significa che tu stanno istruendo Word a ordinare per cognome.)
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Fare clic su OK.
I tuoi indirizzi sono ora ordinati correttamente.
WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.
(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (10360) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 e 2016. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per la vecchia interfaccia del menu di Word qui: