Deborah sta lavorando in un ufficio che ha documenti su un server in modo che più persone possano lavorarci. Il suo ruolo è formattare gli articoli finiti. Ad esempio, può cambiare lo stile Normale da 11 a 10 punti e creare nuovi stili in base al documento. Quando visualizza il file, gli stili rimangono come li ha definiti, ma se qualcun altro apre il documento, le impostazioni di stile per gli stili incorporati tornano ai valori predefiniti. In altre parole, tutto il testo in stile normale cambierà da 10 punti al valore predefinito di 11 punti. Deborah ha cercato di evitare i nomi degli stili incorporati, e si assicura anche che gli stili “basati su” non usino i nomi degli stili incorporati, ma il problema si ripresenta. Si chiede perché sta accadendo e come può far sì che gli stili rimangano nel modo in cui li imposta, anche se altri successivamente aprono il documento.

Il concetto di stili e cosa possono fare è molto, molto potente. Quando si imposta un modello sul sistema, è possibile applicare facilmente la formattazione a paragrafi, caratteri e persino tabelle in modo da ottenere un aspetto coerente all’interno e tra i documenti.

Le cose diventano un po ‘più complicate quando inizi a condividere quei documenti con altri. Il modo in cui gli stili vengono definiti sull’altro sistema, in particolare lo stile Normale, su cui si basano così tanti stili, può influire sul documento condiviso una volta aperto.

Tuttavia, questo non sembra essere un problema di Deborah. Indica che non sta basando i suoi stili di casa su nessuno degli stili incorporati di Word.

Stando così le cose, ci sono alcune cose da provare. Innanzitutto, assicurati che gli altri utenti non abbiano una versione precedente dei modelli sui loro sistemi. Se lo fanno, potrebbero esserci differenze nelle definizioni di stile nei modelli precedenti che influenzano il documento.

In secondo luogo, è necessario controllare il modello Normale degli utenti. È possibile che alcuni stili di casa siano entrati nei loro modelli Normali e quegli stili di casa, che possono essere diversi da quelli nel modello ufficiale, prevalgono su ciò che è nel documento.

Mentre guardi il loro modello Normale, dovresti anche controllare per assicurarti che nessuno dei loro stili sia definito con l’opzione “Aggiorna automaticamente” attivata. Ciò può consentire rapidamente agli utenti di rovinare ciò che è negli stili del documento. (Non dimenticare di controllare tutti gli stili per questa impostazione, non solo alcuni.)

Il problema con il controllo di queste cose è che implica accedere ai sistemi degli altri utenti e controllare quali modelli e stili sono presenti. Questo può essere quasi impossibile quando questi utenti possono trovarsi in posizioni remote. Potresti provare a istruire gli utenti su cosa cercare, o persino creare una macro per cercare in qualche modo quali modelli e stili sono sull’altro sistema. Nessuno di questi è un compito particolarmente facile.

C’è un’altra cosa che potresti provare. Puoi guardare il tuo modello e assicurarti che tutti i tuoi stili di casa (tutti, intendiamoci) siano basati su un unico stile. Puoi renderlo lo stile Normale, ma personalmente tendo a evitare di usare lo stile Normale. Invece, crea un nuovo stile, magari chiamato HouseBase, su cui si basano tutti gli altri stili.

Il vantaggio di ciò è che quando ricevi un documento da un altro utente, puoi caricare quel documento e quindi copiare semplicemente lo stile HouseBase dal tuo modello nel documento ricevuto.

In teoria, almeno, questo dovrebbe influire su tutti gli altri stili nel documento e dovrebbero tornare alla formattazione nello stile HouseBase. Poiché tutti gli altri stili nel documento sono basati su questo stile di base, anche loro verranno influenzati.

Un’altra cosa che potresti fare è aggiungere un ulteriore passaggio all’elaborazione quando hai finito di lavorare sul documento. Come una delle ultime cose che fai, segui questi passaggi:

  1. Visualizza la scheda Revisione della barra multifunzione.

  2. Fare clic sullo strumento Limita modifica nel gruppo Proteggi. Word visualizza il riquadro Limita modifica sul lato destro del documento.

  3. Nell’area Restrizioni di formattazione, selezionare la casella di controllo Limita formattazione a una selezione di stili.

  4. Fare clic sul collegamento Impostazioni, proprio sotto la casella di controllo. Word visualizza la finestra di dialogo Restrizioni di formattazione. (Vedi figura 1.)

  5. Assicurati che l’elenco degli stili rifletta quelli che desideri che l’utente possa utilizzare.

  6. Regolare le caselle di controllo nella parte inferiore della finestra di dialogo, come desiderato.

  7. Fare clic su OK. Word chiude la finestra di dialogo Restrizioni di formattazione.

  8. Se le restrizioni che hai messo in atto hanno sollevato alcuni potenziali conflitti con gli stili utilizzati nel documento, Word ti chiede cosa vuoi fare.

(Rispondi come desideri.)

  1. Fare clic su Sì, avvia l’applicazione della protezione. Word visualizza la finestra di dialogo Avvia applicazione della protezione.

  2. Immettere una password per la protezione, se lo si desidera. (Dovrai inserirlo due volte.)

  3. Fare clic su OK.

  4. Chiudere il riquadro attività Limita formattazione e modifica.

  5. Salva il tuo documento.

A questo punto gli utenti non dovrebbero essere in grado di modificare la formattazione nel documento, a meno che non stiano lavorando con gli stili che hai specificato nel passaggio 5.

Infine, se tutto il resto fallisce, puoi ricordare che non dovrebbero esserci modifiche alla formattazione dei documenti se l’utente non può salvare il documento. È possibile utilizzare un certo livello di protezione dei documenti, ad esempio rendendo i documenti di sola lettura, in modo che possano essere aperti, ma non salvati utilizzando lo stesso nome di documento. Questo dovrebbe aiutare a proteggere qualsiasi formattazione già presente nel documento.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (4361) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 e 2016.