Carol ha molti file modello (.dotx) a cui apporta frequentemente modifiche. Vorrebbe essere in grado di tenere traccia delle modifiche apportate ai modelli e quando. Si chiede se c’è un modo per farlo facilmente con i modelli.

Non esiste un modo semplice per farlo che abbiamo scoperto. È vero che puoi caricare un modello (caricare il modello stesso, non creare un documento basato sul modello) e attivare Rileva modifiche. Se quindi salvi il modello con Rileva modifiche attivato, anche per qualsiasi nuovo documento che crei in base a quel modello è attivato Rileva modifiche. Questo, per la maggior parte delle persone, non sarebbe accettabile.

Inoltre, la maggior parte dei modelli si divide in due categorie: quelli che contengono stili e macro definiti dall’utente e quelli che contengono testo boiler di qualche tipo. Se il tuo modello è di quest’ultimo tipo, l’attivazione di Rileva modifiche nel modello può essere utile, anche se i nuovi documenti basati su quel modello hanno anche Rileva modifiche attivata per impostazione predefinita. Se il tuo modello è del primo tipo (come la maggior parte dei modelli, nella mia esperienza, lo sono), l’attivazione di Rileva modifiche nel modello non aiuterà.

Il motivo è semplice: anche se puoi apportare modifiche agli stili e alle macro nel modello, tali modifiche non vengono tracciate da Rileva modifiche, quindi non sarai in grado di dire chi ha cambiato la formattazione del paragrafo del corpo del testo da allineato a sinistra a completamente giustificato, o anche se tale modifica è stata apportata.

Potresti, ovviamente, impostare un approccio interno “sistema d’onore” per apportare modifiche al modello. Ad esempio, puoi fare in modo che ogni utente annoti, in qualche modo, le modifiche apportate a un modello. Se cambiano uno stile o cambiano i margini, devono aggiungere un commento al modello che descriva in dettaglio tali modifiche e il motivo per cui sono state apportate. Ovviamente, tali commenti diventano quindi parte del modello e vengono trasferiti, automaticamente, a qualsiasi nuovo documento basato su quel modello. (Puoi aggirare questo problema con un approccio manuale facendo in modo che venga utilizzato un documento separato per accettare i commenti dell’utente sulle modifiche apportate al modello.)

Quello che vuoi veramente, specialmente con i modelli, è un “controllo delle modifiche”

sistema. Questi tipi di sistemi vengono utilizzati abbastanza frequentemente con file per i quali la responsabilità delle modifiche è fondamentale, ad esempio per i file di programmazione. Office non dispone di un tale sistema integrato, ma potrebbe essere possibile trovare un sistema di terze parti che fornisca la funzionalità desiderata. Normalmente i sistemi di controllo delle modifiche consentono a un utente di estrarre un file (come, in questo caso, un modello), apportare modifiche al file e quindi ricontrollarlo nel sistema. Mentre il file è estratto, nessun altro può modificarlo. I sistemi di controllo delle modifiche normalmente conservano copie dei file a ogni check-in, in modo da poter “ripristinare” eventuali modifiche indesiderate.

Se decidi di cercare un sistema di controllo delle modifiche che funzioni con documenti e modelli di Word, ti consigliamo di assicurarti che supporti le caratteristiche uniche di Word. Ad esempio, il sistema dovrebbe essere in grado di tenere traccia delle modifiche a stili, macro, proprietà del documento, grafica, ecc.

Questo è un compito arduo e non è qualcosa di facilmente realizzabile.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (12691) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Word in Office 365.