그것은 불가피합니다 : 당신이 일하는 조직이 커질수록 조직은 더 전문화되고 조직의 각 부분은 다른 사람들과 공유해야하는 정보를 생성하기 시작합니다. 예를 들어 HR 담당자는 해당 연도의 회사 공휴일 목록이나 직원 매뉴얼을 생성 할 수 있고, 영업 담당자는 주문 양식과 제품 정보 시트를 생성하고, 창고에있는 사람들은 입고 양식을 생성하는 등의 작업을 수행 할 수 있습니다. 순열만큼 목록은 끝이 없습니다. 결국 모든 조직은 다릅니다.

이러한 문서를 공유하는 전통적인 방법은 각 부서에서 문서를 인쇄하여 전달하고 더 필요한 경우를 대비하여 재고를 보관하는 것입니다. 그러나 Google 앱을 사용하여 양식, 문서, 스프레드 시트 또는 작업 내용을 작성한 다음 회사의 사람들과 공유하기 만하면 모든 문서를 없앨 수 있습니다.

이 접근 방식을 사용하면 개인이 필요에 따라 온라인으로 정보를 검토 할 수 있기 때문에 많은 종이를 절약 할 수 있습니다. 특정 사람이 사본을 인쇄해야하는 경우 모든 사람을 위해 인쇄 할 필요없이 그렇게 할 수 있습니다.

이러한 방식으로 문서 공유에 접근하려면 약간의 계획이 필요할 수 있지만 실제로 원하는 시간에 구현할 수 있습니다. 조직이 수년 동안 많은 기존 내부 문서를 사용하고 있어도 이러한 문서를 Google 드라이브로 쉽게 전송하고 공유 할 수 있습니다.

공유 할 때 Google에서 제공하는 다양한 수준의 액세스 권한이 필요한 사람이 누구인지 생각해보세요. 예를 들어 모든 사람이 모든 문서를 편집하거나 댓글을 달 수 있어야하는 것은 아닙니다. 사실, 대부분의 사람들은보기 능력 만 있으면됩니다.

그러나 문서 또는 개인에 대한 액세스 권한을 변경하는 것은 문서 및 스프레드 시트에서 간단합니다.