Karen은 회사 네트워크에 저장된 공유 통합 문서가 이전에 포함 된 모든 데이터를 주기적으로 손실하는 문제를 설명했습니다. Karen은 문제를 추적하기 위해 그녀와 동료들이 동시에 파일을 열고 동시에 저장하려고 시도했지만 모든 테스트에서 데이터는 그대로 유지되는 테스트를 수행했습니다. 하지만 그녀는 통합 문서 데이터가 단순히 지워지는 경우가 있다고보고합니다. 깨끗하게 닦았습니다.

이 문제는 아마도 많은 사람들이 Excel에서 공유 통합 문서를 신뢰하지 않는 이유의 대표적인 예일 것입니다. 많은 사람들이 데이터가 손상되거나 정보를 덮어 쓰거나 데이터가 완전히 사라지는 관련 경험을 가지고 있습니다. 모든 문제는 통합 문서가 공유되었다는 사실로 추적되었으며 공유를 해제하면 문제가 사라졌습니다.

이것은 첫 번째 제안으로 이어집니다. 통합 문서를 공유하지 마십시오. “공유 해제”하면 한 번에 한 사람 만 통합 문서를 열 수 있으므로 복잡성이 줄어들고 손상 가능성이 줄어 듭니다.

통합 문서에 포함 된 데이터가 광범위하고 여러 사용자가 공유해야하는 경우 Access와 같은 다중 사용자 환경에서 더 나은 데이터 무결성을 위해 설계된 프로그램으로 변환하는 것이 좋습니다.

이것이 불가능한 경우 변경 내역이 유지되도록 Excel에서 변경 내용 추적 (통합 문서를 공유 할 때 사용할 수있는 옵션)을 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 통합 문서를 마지막으로 변경 한 사람을 볼 수 있습니다. 통합 문서를 열고 누락 된 데이터를 발견 한 경우 변경 기록을 확인하면 사용자가 실수로 데이터를 삭제했음을 실제로 알 수 있습니다.

물론 변경 내역이 원하는 정보를 제공하지 못할 수도 있습니다. 통합 문서를 공유하면 데이터가 손상 될 수있는 이유는 Excel에서 사용자가 데이터로 작업 할 수있는 방식 때문입니다. Access와 같은 프로그램에서 데이터는 레코드별로 가져 와서 작업합니다. 사용자가 레코드를 사용하는 동안 다른 사용자는 레코드를 변경할 수 없지만 다른 레코드는 변경할 수 있습니다.

Excel에서는 통합 문서의 데이터에있는 단일 레코드가 아니라 전체 통합 문서가 사용자의 컴퓨터로 전송됩니다. 공유 통합 문서 시나리오에서 이는 통합 문서의 여러 복사본이 실제로 동시에 열려 있고 Excel이 잠재적 인 데이터 충돌 해결을 담당한다는 것을 의미합니다. 다음 시나리오를 고려하십시오.

  • 사용자 1이 통합 문서를 엽니 다. 이는 통합 문서의 복사본이 이제 시스템 메모리에 있음을 의미합니다.

  • 10 분 후 사용자 2가 공유 통합 문서를 엽니 다. 이제 사용자 2의 시스템 메모리에있는이 버전에는 사용자 1이 지난 10 분 동안 수행 한 변경 사항이 포함되어 있지 않습니다.

  • 5 분 후 사용자 2는 공유 통합 문서를 저장하지만 계속 작업합니다.

  • 2 분 후 사용자 3이 공유 통합 문서를 엽니 다. 이 버전은 사용자 2가 방금 저장 한 버전이며 사용자 1이 수행 한 작업이나 마지막 저장 이후 사용자 2가 수행 한 추가 변경 사항은 포함하지 않습니다.

  • 13 분 후 세 사용자 모두 공유 통합 문서의 버전을 저장하고 Excel을 종료합니다.

이 30 분 시나리오에서 사용자의 변경 사항 중 어떤 것이 통합 문서의 최종 버전에 저장되었는지 알 수 있습니까? 어떤 변경 사항을 저장해야합니까? 이러한 시나리오의 결과를 고려할 때 (이 시나리오는 드문 일이 아닙니다) 많은 사람들이 공유 환경에서 Excel을 사용하지 말라고 제안하는 이유를 알 수 있습니다.

_ExcelTips_는 비용 효율적인 Microsoft Excel 교육을위한 소스입니다.

이 팁 (12107)은 Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 및 2016에 적용됩니다.

Excel의 이전 메뉴 인터페이스에 대한이 팁의 버전은 여기에서 찾을 수 있습니다.

link : / excel-Losing_Data_in_a_Shared_Workbook [공유 통합 문서에서 데이터 손실].