Barnabas는 Excel을 사용하여 통합 문서 당 하나의 PO 인 http://www.formville.com/C17_free-purchase-orders.html [구매 주문]을 만듭니다. 그는 모든 공급 업체의 표가 포함 된 Excel 템플릿을 만들었습니다. 그는 주기적으로 업데이트 할 수있는이 테이블을 과거, 현재 및 미래의 모든 PO에서 사용할 수 있기를 원합니다. Barnabas가 해당 템플릿을 기반으로 만든 새 통합 문서에는 자동으로 사용할 수 있지만 이전에 만든 통합 문서에는 사용할 수 없습니다. 그는 현재 공급 업체 목록을 모든 PO에 액세스 할 수있는 방법이 있는지 궁금합니다.

옵션을 논의하기 전에 Excel 세계의 템플릿 개념이 Microsoft Word 세계의 템플릿 개념과 훨씬 다르다는 것을 이해해야합니다. (Boy, 이것은 “단어 세계”라는 혀를 뒤틀린 조합입니다.) Excel에서 템플릿은 통합 문서의 시작점입니다. 템플릿에서 통합 문서를 만든 후에는 통합 문서와 해당 통합 문서의 기반이되는 템플릿간에 더 이상 관계가 없습니다.

이것을 Word와 대조하십시오. 여기서 템플릿은 문서의 시작점이지만 문서와 문서의 기반이되는 템플릿간에 관계가 유지됩니다. 템플릿 (스타일 변경, 매크로 등)을 업데이트 할 수 있으며 해당 템플릿을 기반으로하는 모든 문서는 해당 업데이트를 상속합니다.

그렇다면 Excel을 사용하면 어디로 갈까요? 즉, 템플릿을 업데이트 할 수 있지만 이러한 업데이트는 해당 템플릿을 기반으로하는 통합 문서에 전혀 영향을주지 않습니다. 이전에 해당 템플릿을 사용하여 만든 통합 문서에는 영향을주지 않습니다. 템플릿 업데이트 후 생성 된 통합 문서는 업데이트 된 템플릿을 기반으로합니다.

Excel을 사용하는 가장 논리적 인 접근 방식은 (a) 공급 업체 데이터를 통합 문서 워크 시트에 유지하고 매크로를 사용하여 주기적으로 해당 데이터를 업데이트하거나 (b) 공급 업체 데이터를 자체 통합 문서 (네트워크 드라이브에 저장)에 배치하는 것입니다. PO가 열릴 때마다 열어야합니다.

사용하는 접근 방식 (a 또는 b)은 공급 업체 데이터 및 PO 통합 문서를 사용하는 방식에 대한 최상의 장기 솔루션으로 보는 것에 따라 다릅니다. 두 가지 전략의 구현은 작업을 수행하는 방법에 따라 크게 달라 지므로 여기에 들어가기에는 너무 복잡 할 수 있습니다. 그러나 계획하기에는 충분히 쉬운 프로세스입니다. 첫 번째 전략을 사용하고 싶다고 가정 해 보겠습니다. 단계에는 다음이 포함될 수 있습니다.

  • 공급 업체 데이터 테이블이 포함 된 템플릿이 저장되는 위치를 결정합니다.

  • PO 통합 문서가 열릴 때 실행되는 자동 열기 매크로를 만듭니다. 템플릿에 액세스 할 수 있는지 여부와 템플릿의 데이터가 업데이트되었는지 여부를 결정합니다 (일부 유형의 개정 번호 사용).

  • 공급 업체 데이터가 업데이트 된 경우 PO 통합 문서에서 공급 업체 데이터를 삭제하고 템플릿에서 공급 업체 데이터 워크 시트를 복사합니다.

  • 내부 개정 번호를 업데이트하십시오. (실제로는 공급 업체 데이터 워크 시트에 저장된 값일 수 있습니다.)

  • 이 시점에서 더 이상 필요하지 않으므로 템플릿을 닫습니다.

  • PO 통합 문서를 저장합니다.

두 번째 전략을 구현하려면 여전히 일부 매크로에 의존해야합니다. 다음 단계를 포함 할 수 있습니다.

  • PO 통합 문서가 열릴 때 실행되는 자동 열기 매크로를 만듭니다. 공급 업체 데이터 통합 ​​문서가 열려 있는지 확인하여 해당 데이터를 사용할 수 있는지 확인합니다.

  • 공급 업체 데이터 통합 ​​문서를 사용할 수없는 경우 사용자에게 사실을 알리는 메시지를 표시하고 더 이상 진행을 거부합니다. (필요한 데이터를 사용할 수 없으므로 간단히 PO 통합 문서를 닫는 것이 좋습니다.)

이 두 번째 시나리오에서는 공급 업체 데이터 통합 ​​문서가있는 폴더가 XLStart 폴더에 저장되어 있는지 확인하기 만하면됩니다. (Excel을 시작할 때 해당 폴더의 모든 항목이 자동으로로드됩니다.) 물론 여러 시스템에서이 작업을 수행하려면 공급 업체 데이터 통합 ​​문서를 각 시스템의 XLStart 폴더로 가져 오는 방법을 알아 내야합니다. . 다시 말하지만, 이것은 단순히 더 많은 점검과 “그렇게 만들기”위해 어떤 일이 발생해야하는지 알아내는 것을 의미합니다.

어떤 접근 방식을 선택하든 컴퓨팅 환경과 비즈니스 요구 사항에 맞는 무거운 계획과 전용 개발 시간이 필요합니다.

그러나 언젠가는 Excel이 PO 관리에 가장 적합한 도구가 아닐 수도 있다는 사실에 직면해야합니다. 전문 소프트웨어를 구입하거나 중앙 집중식 데이터베이스에 의존하는 자체 소프트웨어를 개발하는 것이 더 나을 수 있습니다. Excel을 데이터베이스로 사용할 수는 있지만 Access, Oracle 또는 MySQL과 같은 특수 데이터베이스 소프트웨어를 대체하기에는 적합하지 않습니다.

_ExcelTips_는 비용 효율적인 Microsoft Excel 교육을위한 소스입니다.

이 팁 (13760)은 Office 365의 Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 및 Excel에 적용됩니다.