Nolan은 자신의 통합 문서 중 일부가 상당히 커지고 있음을 알고 있습니다. 그는 통합 문서의 크기를 줄이고 싶지만이를 축소하는 방법이 최상의 결과를 제공할지 확신 할 수 없습니다. 따라서 그는 통합 문서의 크기를 줄이는 방법에 대한 최상의 제안을 찾고 있습니다.

이 영역에 적용 할 수있는 실제 “실무”아이디어를 시작하기 전에 큰 파일 크기가 문제가 될 수있는 이유를 파악하는 것이 중요하다는 점을 언급해야합니다. 잠시 생각한 후 제가 생각해 낸 두 가지 일반적인 관심 영역이 있습니다. 첫째, 사람들은 파일이 많은 디스크 공간을 차지하거나 네트워크 또는 인터넷을 통해 전송하는 데 시간이 걸리기 때문에 큰 파일 크기에 대해 우려 할 수 있습니다. 둘째, 큰 파일을로드하고 재 계산하는 데 시간이 오래 걸리므로 우려 할 수 있습니다.

이 두 가지 문제를 차례로 논의 해 보겠습니다.

_ 물리적 파일 크기 _

통합 문서의 실제 실제 파일 크기는 파일 내에 저장하는 요소와 해당 파일을 저장하는 형식이라는 두 가지 주요 요인의 영향을받습니다. 파일의 요소는 워크 시트, 행 및 열, 스타일, 피벗 테이블, 멀티미디어 (이미지, 사운드 및 비디오),

통합 문서가 워크 시트로 구성되고 해당 워크 시트가 차례로 행과 열로 구성된다고 말하는 것은 거의 불필요 해 보입니다.

그러나 인식하지 못할 수있는 것은 워크 시트를 숨길 수 있고 워크 시트에 불필요한 행과 열이 포함될 수 있다는 것입니다.

먼저 통합 문서의 모든 워크 시트를 숨김 해제합니다. 숨겨진 항목이 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 통합 문서의 워크 시트 탭 중 하나를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하십시오. 결과 컨텍스트 메뉴에서 숨김 해제 옵션을 선택할 수 있으면 숨겨진 워크 시트가 있음을 의미합니다. 옵션을 선택하면 숨겨진 워크 시트를 모두 표시하는 대화 상자가 표시됩니다. 숨기기를 해제 한 다음 실제로 필요한지 여부를 결정하십시오. 그렇지 않은 경우 삭제하여 공간을 확보하십시오.

이제 나머지 각 워크 시트에서 Excel에 저장되는 불필요한 행이나 열이 있는지 확인해야합니다. 가장 쉬운 방법은 워크 시트를 표시하고 Ctrl + End를 누르는 것입니다. 이렇게하면 Excel에서 워크 시트의 마지막 행과 열이라고 생각하는 모든 항목이 선택됩니다. 열의 마지막 행이라고 생각하는 것과 일치하지 않으면 실제 마지막 행과 열을 넘어서는 모든 것을 삭제하면됩니다.

여기에는 한 가지주의 사항이 있습니다. 불필요한 행과 열을 삭제하면 (모든 워크 시트에서 수행해야 함) 통합 문서를 저장하고 Excel을 다시 시작하고 통합 문서를 다시로드하고 각 워크 시트를 다시 확인해야합니다. 이렇게하는 것은 불필요한 행과 열을 단순히 지우는 것이 아니라 실제로 삭제했는지 확인하는 “재확인”입니다.

(실제로 지우지 않고 삭제해야합니다.)

불필요한 공간과 관련하여 확인할 수있는 다른 한 가지가 있지만 Excel이 아닌 원본에서 워크 시트에 데이터를 붙여 넣거나 타사 프로그램에서 생성 한 데이터를 가져 오는 경우에만 적용됩니다. 경우에 따라 데이터의 텍스트 값 끝에 불필요한 공백이 포함되어있을 수 있습니다. 예를 들어, “This is my example text”와 같은 간단한 텍스트 대신 셀에 여러 공백이 뒤 따르는 텍스트가 포함될 수 있습니다. 이것은 당신의 세포에 여분의 공백이 있는지 알아 내기 위해 약간의 탐정 작업이 필요할 것입니다. 그러나이를 위해 다음 공식이 도움이 될 것입니다 :

=IF(LEN(A1) <> LEN(TRIM(A1)), "Extra spaces", "")

TRIM 함수를 사용하여 셀의 시작 또는 끝에서 공백을 제거하면 셀 내용의 길이가 같지 않으면 수식에 “추가 공백”이라는 텍스트가 표시됩니다. 문제가되는 셀에서 여분의 공백을 삭제하십시오.

스타일은 통합 문서에서 공간을 차지할 수도 있으므로 사용하지 않을 수있는 스타일을 삭제하는 것이 좋습니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 별도의 ExcelTip :

https://excelribbon.tips.net/T012259

통합 문서에 사용되는 서식 변형의 수와 데이터 유효성 검사를 사용하는 횟수를 줄이는 것도 고려할 수 있습니다. 둘 다 통합 문서의 크기를 늘릴 수 있으므로 특히 서식 및 데이터 유효성 검사가 빈 셀에 적용되지 않는지 확인해야합니다.

통합 문서에 피벗 테이블이 포함 된 경우 이로 인해 통합 문서 파일의 크기가 상당히 증가 할 수 있습니다. 그러나 피벗 테이블을 계속 사용하면서 통합 문서의 전체 크기를 줄이는 방법이 있습니다. 이 기술은 여기에서 찾을 수있는 다른 팁에서 가장 잘 설명됩니다.

https://excelribbon.tips.net/T008669

통합 문서의 멀티미디어 요소와 관련하여 통합 문서에있을 수있는 각 이미지, 사운드 파일 및 비디오를 검사하여 실제로 필요한지 확인해야합니다. 멀티미디어 요소는 많은 공간을 차지할 수 있으므로 반드시 필요한 경우에만 사용해야합니다. 또한 이미지의 경우 Excel에서 이미지가 잘리지 않는지 확인해야합니다. 이미지를 자르면 이미지에서 표시되는 내용이 숨겨 지지만 통합 문서에 저장된 이미지의 실제 크기가 줄어들지는 않습니다. 대신 이미지를 디스크에 저장하고 실제 이미지 편집기로 편집 한 다음 통합 문서로 바꾸십시오.

Excel을 사용하면 그림을 압축하고 통합 문서에있는 그림의 해상도를 줄일 수도 있습니다. 압축, 해상도 및 품질의 균형을 맞추는 것은 걷기에 까다로운 줄타기 일 수 있습니다. 하지만 걷기 시작하고 싶다면 Microsoft 사이트 중 하나에서이 기사가 도움이 될 수 있습니다.

https://support.office.com/en-us/article/Reduce-the-file-size-of-a-picture-8db7211c-d958-457c-babd-194109eb9535

마지막으로 파일을 저장하는 데 사용하는 형식을 확인하십시오. 통합 문서를로드하고 F12 키를 눌러 다른 이름으로 저장 대화 상자를 표시 한 다음 통합 문서를 새 이름으로 저장합니다. 이렇게하면 Excel에서 파일을 처음부터 다시 작성하여 파일에서 사용하지 않는 공간을 제거 할 수 있습니다.

확인해야 할 또 다른 사항은 XLSM 대신 XLSX 형식으로 파일을 저장할 수 있는지 여부입니다. 후자의 파일 형식은 통합 문서에 매크로가있는 경우에만 필요합니다. 매크로가 필요하지 않으면 다른 이름으로 저장 (다시 F12)을 사용하고 파일 형식 드롭 다운 목록을 사용하여 원하는 XLSX 형식을 지정합니다.

그래도 파일 크기가 원하는 위치로 줄어들지 않으면 다른 이름으로 저장 대화 상자를 사용하고 파일을 XLSB 형식으로 저장하도록 선택합니다. 이것은 파일에 많은 공간을 절약 할 수있는 바이너리 형식입니다.

_로드 및 재 계산 시간 _

파일 크기에 대한 주요 관심사가로드 시간 및 재 계산 시간과 관련된 경우 문제는 통합 문서에 저장된 내용 만이 아닙니다. 이 팁 앞부분에서 다룬 모든 항목을 계속 진행해야하지만 통합 문서를로드하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 이는 통합 문서가로드 될 때 자동으로 다시 계산되기 때문이며 통합 문서에 많은 데이터 나 복잡한 수식이 포함 된 경우로드가 아닌 재 계산으로 인해 속도가 느려집니다.

계산 시간을 최소화하려면 몇 가지 사항을 확인해야합니다.

이러한 사항을 확인 (및 수정)해도 파일 크기에 그다지 영향을 미치지는 않지만로드 및 저장 시간이 더 빨라집니다.

순환 참조를 제거하십시오. * 순환 참조를 해결하는 데 필요한 반복은 시간이 걸리며 순환 참조 공식이 많은 경우 필요한 시간이 실제로 합산 될 수 있습니다.

휘발성 함수를 피하십시오. * Excel의 일부 워크 시트 함수는 “휘발성”으로 간주됩니다. 즉, 워크 시트의 셀이 변경 될 때마다 재 계산을 트리거합니다. 이러한 함수는 RAND (), NOW (), TODAY (), OFFSET () 및 INDIRECT ()입니다. 또한 INFO () 및 CELL () 함수는 함수와 함께 사용되는 인수에 따라 휘발성 일 수 있습니다.

수식을 더 효율적으로 재 작업하십시오. * 이렇게하려면 시간, 수사 작업 및 지식이 필요하지만 계산 속도를 높이는 다른 기술을 사용하도록 수식을 다시 작성할 수 있습니다. (이 아이디어는 필요한 지식을 습득하거나 상황에 적용 할 수있는 팁과 2 주를지나면서 시간이 지남에 따라 적용하는 것이 가장 좋습니다.)

수식 사용을 최소화하십시오. 수식을 사용하여 셀을 계산하고 해당 수식이 사용하는 값이 변경되지 않는 경우 수식 자체를 제거하는 것을 고려해야합니다. 가장 쉬운 방법은 모든 셀을 선택하고 Ctrl + C *를 누른 다음 선택하여 붙여 넣기를 사용하여 값을 셀에 다시 붙여 넣는 것입니다.

꼭 필요한 경우가 아니면 외부 링크를 제거하십시오. * 외부 소스 (특히 네트워크를 통한 소스)에서 정보 가져 오기

로드 시간이 정말 느려질 수 있습니다.

PowerPivot 및 PowerQuery를 사용합니다. * Excel 2010 이상 버전을 사용하고 Excel을 사용하여 많은 양의 데이터를 처리하는 경우 최신 PowerPivot 또는 PowerQuery 도구를 사용하도록 워크 시트를 다시 작업하는 것이 좋습니다. 이는 매우 강력 할뿐만 아니라 많은 양의 데이터를 처리 할 때 매우 빠르다는 것이 입증되었습니다.

연결 시간이 여전히 상당히 긴 경우 자동 재 계산을 끄고 필요한 시간을 소비 할 준비가되었을 때만 수동으로 재 계산하는 것이 좋습니다. 이 팁에서 설명하는 기술을 사용하여 자동 계산을 끌 수 있습니다.

https://excelribbon.tips.net/T009999

_ExcelTips_는 비용 효율적인 Microsoft Excel 교육을위한 소스입니다.

이 팁 (6792)은 Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 및 2016에 적용됩니다.