종이 파일링에 익숙하다면 컴퓨터 파일링으로 전환하기가 다소 어려울 수 있습니다. 가장 먼저 익숙해지는 것은 더 이상 물리적으로 서신을 처리 할 수 ​​없다는 사실입니다. 실제 문서 나 서류 캐비넷이 없습니다! 전자적으로 수행하는 데 익숙해지면 실제 파일링으로 돌아가고 싶지 않을 것입니다.

시작 위치. * 컴퓨터의 여러 위치에 폴더가 생성되는 것을 방지하기 위해 Windows는 사용자를위한 파일 캐비닛으로 내 문서 또는 문서 만 제공합니다. 바탕 화면 또는 시작 메뉴의 바로 가기를 사용하면 모든 폴더와 파일에 즉시 액세스 할 수 있습니다.

폴더 이름 지정. * 새 폴더를 만들기 전에 생각하고 계획하십시오. 모든 주요 주제의 목록을 작성하십시오. 교육, 회의, 프로젝트, 직원. 최대한 구체적이고 설명 적이어야합니다. 사무실에 있지 않고 다른 사람이 해당 파일에 액세스해야하는 경우, 모든 영리한 코드가 무엇을 의미하는지 파악하는 데 몇 시간을 소비하고 싶지 않습니다.

개인 파일을 업무와 분리하십시오. * 개인 폴더를 업무 파일과 혼합하지 마십시오. 개인 및 비즈니스 폴더를 분리하십시오. 회사의 컴퓨터에 기밀 개인 정보를 저장하지 마십시오. 개인 폴더에 작업을해야하는 경우 메모리 스틱에 넣고 가능한 한 빨리 파일을 개인용 컴퓨터로 복사하십시오.

주제와 레벨이 도움이 될 수 있습니다. * 다음 레벨은 각 폴더의 주제입니다. 교육 폴더에는 회사에서 제공하는 다양한 교육 과정과 각 과정에 대해 예약 된 날짜가 있어야합니다. 폴더에 50 개 이상의 폴더가 있으면 더 작은 부분으로 분할해야합니다. 사람들은 너무 게으 르기 때문에 아래로 스크롤 할 수 없습니다. 화면에 파일이 즉시 표시되지 않으면 파일이 없다고 가정합니다.

시스템을 백업하는 것을 잊지 마십시오. * 하드 디스크가 손상되어 힘들고 중요한 작업이 모두 사라졌습니다! 정기 백업은 모든 컴퓨터 사용자에게 우선 순위가 높습니다. 작업중인 디스크에 백업하지 말고 정기적으로 CD 또는 DVD에 백업하십시오. 대기업의 IT 부서는 시스템 백업 시간을 자동으로 예약합니다. 중요한 데이터가 손실되지 않도록 정기적으로 백업하는 것이 좋습니다. 백업은 책상 서랍이나 핸드백이 아닌 안전한 장소에 보관하십시오. 모든 폴더가 한곳에 저장되기 때문에 하위 폴더와 함께 문서 폴더를 지정하기 만하면 백업이 완료됩니다.

시스템을 따라 잡으십시오. * 세계 최고의 파일링 시스템은 유지하지 않으면 쓸모가 없습니다. 파일을 올바른 폴더에 즉시 저장하여 어떤 문서를 어디에 보관해야하는지 파악하는 데 많은 어려움을 겪지 않도록하십시오. 시간은 돈이고 시간은 소중합니다.