사무실을 둘러 보면서 서류 더미, 넘쳐나는 서류 캐비넷, 청구서 분실에 지쳐 있습니까?

그렇다면 혼돈에서 질서를 만드는 데 도움이 될 수있는 일이 있습니다. 당신이해야 할 일은 종이없이 이동하는 것입니다. 종이없는 사무실을 만드는 것은 다소 시간이 오래 걸리는 과정이지만 그리 어렵지 않습니다. 여러분이해야 할 일은 약간의 창의력을 발휘하고 약간의 인내심을 보여주고 다음 지침을 따르는 것입니다.

시간이 걸린다. 종이없는 사무실을 만들기 전에 먼저 그것이 프로세스라는 것을 이해해야합니다. 프로세스로서 시간이 걸리는 것입니다. 하루에 할 수있는 일이 아닙니다. 사무실의 규모와 여기에 얼마나 많은 시간을 할애 하느냐에 따라이 프로젝트는 최대 한 달 이상 걸릴 수 있습니다. 이로 인해 작은 단계부터 시작하여 다음 단계로 이동하기 전에 전체 프로젝트의 한 부분을 완료하십시오. 가능하면 PDF를 사용하십시오. 저장해야하는 우편, 청구서, 청구서 또는 기타 종이 항목을 받으면 PDF 파일로 스캔하십시오. 이러한 파일은 원본의 디지털 사본을 보관하므로 파일에 대한 종이 사본이 필요하지 않으며 필요한 경우 다른 사본을 인쇄 할 수 있습니다. 메일이 들어 오자마자 PDF로 변환하고 가능한 한 파일을 통해 작업하는 것이 가장 좋습니다. 팩스를 덤프하십시오. 팩스를 보내고받는 데 사용할 수있는 온라인 서비스가 있습니다. 이렇게하면 항목을 인쇄 할 필요가 없어지고 다시 PDF로 저장됩니다. 또한 이러한 서비스를 사용하면 컴퓨터에서 직접 팩스를 보내고받을 수 있으므로 전반적인 효율성이 향상됩니다. 온라인 청구. (대부분의 기업이 그렇듯이) 지불을하거나받는 경우 가능한 한 많은 온라인 작업을 수행하지 않는 이유는 무엇입니까? 이 프로세스를 통해 은행에 가야하는 시간을 절약 할 수있을뿐만 아니라 청구 프로세스 속도를 높이고 청구서 분실을 방지 할 수 있습니다. 모든 것을 백업하십시오. 페이퍼리스 작업을 시작할 때마다 모든 것을 백업했는지 확인해야합니다. 가능하다면 모든 것을 매일 백업해야합니다. 외장 하드 드라이브, CD, DVD 또는 기타 프로세스와 같은 항목을 사용하여 데이터를 백업하십시오. 이는 불행한 일이 발생할 경우 모든 데이터가 손실되는 것을 방지하는 데 도움이되기 때문에 중요합니다.