디지털 파일링은 실용적이고 잘 알려진 정기적 인주의가 필요하다는 점에서 하드 카피 파일링과 유사합니다. 파일 캐비닛 드로우가 정리되지 않고 낭비되는 공간을 찾을 수없는 것과 마찬가지로 컴퓨터의 파일 시스템이 더욱 악화 될 수 있습니다. 다음 단락은 깔끔하고 실용적이며 사용하기 쉬운 저장 장치에 하드 디스크를 구성하는 데 도움이됩니다. 현재 보유하고있는 파일링 시스템에 익숙해지는 것부터 시작하십시오. 파일과 폴더에 설명이없는 이름을 지정하는 경우 특정 파일의 이름과 파일을 어떤 폴더에 저장했는지 기억하는 데 매우 능숙해야합니다. 숫자 또는 알파벳 파일링 시스템을 사용하든 명확한 파일 이름은 필수입니다.

다음은 논리적이고 이해하기 쉬우 며 관리하기 쉽고 시간을 절약 할 수있는 시스템을 설정하는 데 도움이되는 몇 가지 제안입니다.

논리적 구조를 만듭니다. * “문서”또는 “내 문서”

폴더는 대부분의 Windows 프로그램이 개인 파일을 만드는 곳입니다. 먼저 종이에 개인 또는 비즈니스 요구에 맞는 구조를 매핑하는 것이 좋습니다. 필요한 카테고리와 하위 카테고리를 결정합니다. Windows 7은 “문서”폴더의 파일과 폴더를 자동으로 인덱싱합니다.

하드 디스크의 다른 위치에 폴더를 생성하는 경우 Windows에서도 색인을 생성하도록해야합니다. 이를 통해 몇 초 만에 모든 문서 또는 폴더를 쉽게 찾을 수 있습니다.

파일 또는 폴더 이름 지정. * 파일 및 폴더는 새 고객, 영업 사원, 새 주문 등과 같은 주제에 따라 이름을 지정해야합니다. 이렇게하면 나중에 원하거나 필요한 특정 폴더 나 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다.

백업 폴더. * 디스크가 손상되고 모든 백업이 손실 될 수 있으므로 폴더를 하드 드라이브에 백업하지 않는 것이 좋습니다.

스틱에 백업을 보관하는 것은 스틱을 가방에 넣어 휴대하는 동안 쉽게 분실되거나 손상 될 수 있으므로 좋은 생각이 아닙니다. 백업은 CD-Rom 또는 DVD 디스크에 저장하고 안전한 장소에 보관해야합니다. 책상 서랍이나 잠금 해제 된 선반에 백업 디스크를 넣을 이유가 없습니다.

결론적으로, 실행 가능하고 사용하기 쉬운 디지털 파일링 시스템을 만들고 싶다면 Windows 7의 논리적 구조를 따르십시오. Windows 7 라이브러리 시스템을 활용하여 더 쉽게 액세스 할 수 있도록 모든 파일을 인덱싱하고 폴더와 파일이 있는지 확인하십시오. 논리적으로 명명되었습니다. 컴퓨터에 문제가 있어도 파일에 액세스 할 수 있도록 모든 문서, 파일 및 폴더를 백업하는 것을 잊지 마십시오.

디지털 파일링 시스템을 즐기십시오.