자재 비용을 절감하고 사무실에서 좀 더 많은 효율성을 창출 할 방법을 찾고 있다면 전자 파일링 시스템이이를 시작하는 좋은 방법입니다. 그러나 전자 파일링 시스템을 최대한 활용하려면 몇 가지 지침에주의를 기울여야합니다. 이러한 지침을 살펴보면서 실제로는 지침 일 뿐이므로 직면 한 고유 한 요구 사항에 맞게 수정해야합니다.

누가 전자 파일링을 사용합니까? 전자 파일링은 다양한 기업과 정부에서 널리 사용됩니다. 예를 들어, 많은 정부는 소득세 납부자가 시간과 비용을 모두 절약하기 때문에 온라인으로 정보를 제출하도록 허용합니다. 변호사는 사례 데이터베이스, 법률 개정 및 변경 사항은 물론 다른 도시에있는 동일한 회사의 사무실 간의 의사 소통에 온라인으로 액세스 할 수 있습니다. 같은 건물이나 다른 지점에 사무실이있는 대기업은 네트워크의 공유 파일에 액세스 할 수 있습니다.

사서들은 뛰어난 책과 도서관에 새로 추가 된 책을 관리 할 수 ​​있기 때문에 전자 파일링이 더 정확하다고 생각합니다. 정보를 공유하는 직원은 사용자가 더 이상 선반과 파일 캐비넷에 물리적으로 반환해야하는 관련없는 종이 문서를 검색 할 필요가 없으므로 시간을 절약 할 수 있습니다.

전자 파일 캐비넷을 만드는 방법

  1. 실제 문서를 전자 파일로 변환 할 수있는 좋은 스캐너에 투자하십시오.

  2. 서류 캐비넷에 있어야하는 모든 영수증 및 기타 항목을 수집하십시오. 이러한 항목을 파일로 분리하여 전자 파일링 시스템에서 스캔하고 저장해야하는 항목을 알 수 있습니다. 문서를 분리 할 때 파일링 시스템을 물리적으로 만드는 방법을 생각해보십시오.

이렇게하면 나중에 파일링 시스템을 만들 때 시간과 좌절감을 줄일 수 있습니다.

  1. 3. 사용할 시스템 유형을 결정하십시오. 파일이 알파벳 또는 숫자 순서로되어 있습니까? 파일링 시스템이 사용자 친화적이고 유지 관리가 쉽기 위해서는 일관성이 필수적임을 기억하십시오.

  2. 논리적 이름으로 새 폴더를 만듭니다. 내용에 대한 단서가 없으면 파일 이름으로 코드를 혼동 할 수 있습니다.

  3. 5. 같은 방법으로 하위 폴더를 만듭니다. 논리적으로 구성된 파일링 시스템은 시간과 좌절감을 줄여줍니다.

  4. 6. 정보 손실을 방지하려면 정기적 인 백업이 필수적입니다. 이를 위해 외장 하드 디스크를 구입하여 방화 금고에 보관하십시오.

컴퓨터 오류 및 무단 액세스에 대한 보안에 특별한주의를 기울여야합니다. 비즈니스의 여러 부서에서 파일에 액세스하는 경우 인사 기록, 재무 제표 및 보고서 및 기타 기밀 정보에 대한 액세스 권한 할당에주의를 기울여야합니다.