당신이 임원이든, 임원의 비서이든, 평범한 조이든, 이메일은 삶의 사실입니다. 우리가 매일받는 이메일의 양이 계속 증가하고 업무를 수행하기 위해 의존하는 이메일의 양이 증가함에 따라 일종의 파일링 시스템이 필요하게되었습니다. 다른 종이 파일링 시스템과 마찬가지로 이메일 파일링은 대체로 개인적인 취향의 문제입니다. 다음은 복잡한받은 편지함을 처리하는 데 도움이 될 몇 가지 아이디어입니다.

이메일 프로그램에서 :

전자 메일 프로그램 (Microsoft Outlook이든 다른 응용 프로그램이든)에서 보관 폴더 섹션에서 시작해야합니다. 해당 섹션을 찾으면 저장하려는 항목에 대한 특정 파일을 만드십시오. 보낸 사람의 이름으로이 파일에 레이블을 지정하거나 특정 주제에 대해 많은 양의 이메일을 받게 될 경우 해당 주제의 이름으로 파일에 레이블을 지정하십시오. 이메일 작성이 완료되면 해당 아카이브 파일에 저장하기 만하면됩니다. 파일을 정렬하고 찾는 것은 매우 쉽습니다. 검색 도구를 사용하여 특정 구문 등을 찾을 수도 있습니다.

이 방법을 사용하면 각 파일에 수백 개의 서로 다른 이메일이 있더라도 단 몇 분 안에 필요한 모든 것을 찾을 수 있습니다. 우연히 법률 사무소에서 일한 경우이 계층 구조의 예는 다음과 같이 보일 수 있습니다 (가장 광범위한 것에서 구체적으로) :

이혼 법령 —2012 James, Nathan—Divorce Acme Furnace Invoices Thermostat * James, Nathan

“내 문서”섹션 :

전자 메일 시스템에서 수행하는 것과 동일한 작업을 컴퓨터의 “내 문서”섹션에서 수행 할 수 있습니다. 정말로해야 할 일은 주 파일을 사용하여 관련 정보를 저장 한 다음 쉽게 알아볼 수 있도록 폴더 이름을 지정하는 것입니다. 가장 광범위한 것에서 가장 구체적인 것까지의 예는 다음과 같습니다.

2012—Invoices Acme Furnace Company * New Thermostat

또는 다음과 같이 :

2012 이혼 판결 James, Nathan—Circuit Court * 이혼 판결 —Nathan v. Jones

이러한 방법을 사용하면 말 그대로 컴퓨터와 이메일 시스템을 파일 캐비닛으로 사용하여 정보를 매우 쉽게 검색 할 수 있습니다. 그러나 주제별로 이메일을 정렬하는 것이 더 쉽기 때문에 일단 시작하면 끝날 때까지 계속 진행하십시오.

중지했다가 나중에 다시 돌아 오면 나중에 필요한 정보를 찾기가 더 어려워지고 혼란스러워집니다.