사무실, 학교 또는 집에 ​​있든 관계없이 인생의 어느 시점에서 문서, 명세서, 계정 및 기타 항목을 제출해야합니다. 종종이 기술은 하루에 여러 번 작동합니다. 따라서 실행 가능한 파일링 솔루션을 찾는 것이 실제로 얼마나 중요한지 강조 할 수 없습니다. 사실 주어진 문제에 대해 여러 가지 제출 솔루션을 제시 할 수있는 것은 항상 좋은 생각입니다.

이렇게하면 직장에서 성장하고 확장하는 데 필요한 유연성을 갖게 될뿐만 아니라 집 주변에 추가 공간을 찾을 수 있습니다.

파일링 시스템을 처음 접하는 경우 여기에 가장 일반적인 유형 목록과 사용 방법에 대한 간략한 설명이 있습니다.

알파벳 *. 전화 번호부에 사용되는 것과 동일한 시스템입니다. 파일링 데이터베이스가 큰 경우 이름, 생일, 직업 등과 같은 다른 기준으로 구성해야하는 경우 지루해질 수 있으므로 프로그램이 정렬을 수행하도록 허용해야합니다.

숫자 파일링. * 파일 찾기 속도를 높입니다. 하지만 올바른 파일 번호가 없으면 두 번째 기준에 따라 저장된 파일을 찾는 데 더 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. 좋은 점은 파일이 열리면 레코드 소유자의 이름 만 볼 수 있기 때문에 어느 정도의 기밀성을 보장합니다.

Geographic. * 국가, 도시, 우편 번호 등에 따라 파일을 정렬합니다. 여행사에 이상적입니다.

주제. * 얼마나 많은 주제와 하위 주제가 있는지에 따라 다릅니다.

비즈니스의 다른 부서 및 하위 부서와 완전히 연결되지 않은 경우 너무 많은 과목을 찾는 데 더 오래 걸릴 수 있습니다. 파일을 빨리 찾으려면 주제가 설명 적이어야하므로 생성 및 유지 관리가 어려운 시스템입니다.

연대기 *. 날짜별로 정렬되며 명세서, 주문 및 배송 확인 등에 이상적입니다. 클라이언트 파일에는 권장되지 않습니다.

색상 코딩 *. 파일 그룹을 즉시 식별하는 데 널리 사용됩니다. 우선 순위가 높은 경우 빨간색, 일반 고객의 경우 녹색, 보류중인 파일의 경우 파란색 등입니다.이 특정 파일링 솔루션을 사용하는 경우 올바른 프린터를 사용해야합니다. 그 이유는 컬러 인쇄가 종종 상당히 비싸다는 점에서 다소 간단합니다. 몇 가지 색상 만 현명하게 사용하면 비용과 프린터 잉크를 절약 할 수 있습니다. 잉크젯 프린터는 더 저렴하지만 잉크가 더 무겁기 때문에 장기적으로 더 비쌉니다. 반대로 레이저 프린터는 초기 비용이 더 비싸지 만 잉크가 덜 필요하므로 사용하는 것을 더 오래 사용할 수 있습니다.