모든 종류의 레코드가 있고 다양한 형식으로 올 수 있지만 각각에 적용되는 몇 가지 일반적인 규칙이 있습니다. 따라서 기록 정리를 시작하기 전에 시간을내어 자신의 필요에 가장 적합한 파일링 시스템을 결정하는 것이 중요합니다. 다음은 선택할 수있는 다양한 유형의 파일링 시스템에 대한 간략한 설명과 각각에 대한 빠른 정의입니다.

알파벳 *. 알파벳 문자로 이름이나 주제를 구성합니다.

영숫자 *. 알파벳순 및 숫자 순으로 파일을 저장합니다.

주제에 따른 파일링. * 적은 수의 파일에 사용됩니다. 파일을 찾는 데 색인 시스템이 필요하므로 많은 주제가 곧 문제를 제기합니다.

지리적 시스템. * 국가를 최상위 폴더로, 도시를 첫 번째 하위 범주로, 호텔을 계층의 세 번째 그룹으로 사용할 수 있습니다.

숫자 분류. * 숫자를 사용하여 파일을 정렬합니다. 곧은 숫자 체계는 파일에 순서대로 연속적으로 번호를 매 깁니다. 직선 숫자 파일링 시스템은 사용 및 확장이 간단하지만 사용자가 검색하려는 파일의 정확한 번호를 알아야하므로 문제가 발생할 수 있습니다.

연대기 시스템. * 날짜별로 파일을 정렬합니다. 서신은 일반적으로 연대기 시스템을 사용하여 정렬됩니다. 예를 들어 “nancy20100522″라는 파일은 그 사람의 이름과 서신 날짜를 제공합니다. 이러한 파일은 client_ payments라는 하위 폴더에 보관 될 수 있습니다.

그러나 사무실에 적합한 시스템을 결정하는 방법은 무엇입니까? 사무실 기록에 적합한 시스템을 결정하려면 네 가지 질문에 답해야합니다. 이러한 질문과 질문에 대한 간략한 설명이 아래에 나열되어 있습니다. 각 질문에 대한 답변은 귀하에게 달려 있습니다.

기록은 어떻게 사용되거나 검색됩니까? * 기록 유형과 일반적인 검색 방법에 따라 파일링 시스템이 결정될 수 있습니다.

기록이 몇 개입니까? * 기록이 제한되어있는 경우 일반적으로 알파벳 파일링 시스템을 사용할 수 있습니다. 많은 양의 레코드에는 일반적으로 숫자 또는 영숫자 시스템이 필요합니다.

사무실 또는 에이전시의 규모는 얼마나됩니까? * 대형 에이전시, 특히 여러 지점이있는 기관은 영숫자 중앙 파일링 시스템을 사용하여 에이전시 전체에서 일관된 파일링 관행을 보장 할 수 있습니다.

더 큰 기관은 더 많은 사람들이 기록을 보관하고 검색하므로 빠르고 쉬운 검색을 위해서는 논리적이고 지속적인 시스템이 필요합니다.

누가 기록을 사용합니까? * 기록 시스템을 선택할 때 기록을 제출하고 검색하는 사람들의 요구를 고려해야합니다. 이 요구 사항과 함께 파일 이름을 논리적으로 지정하여 혼동을 방지해야합니다.