물리적 문서 형태의 정보를 처리하든 컴퓨터에있는 파일을 처리하든 정보를 질서있게 보관하는 것이 중요합니다. 정보를 빠르게 찾을 수있는 방법이 없다면 다시 찾기가 어렵거나 불가능할 수도 있습니다.

우리 모두는 정보를 저장하는 방법이 다릅니다. 우리 중 일부는 계획이 필요하지 않은 우연한 접근 방식을 취합니다. 파일과 문서는 저장을 위해 하나의 영역에 압축됩니다. 이것은 한동안 괜찮아 보일 수 있지만 실제로는 나중에 자신을 위해 일을 더 어렵게 만듭니다.

정말로 고려해야 할 것은 길고 불편한 검색없이 신속하게 검색 할 수있는 방식으로 정보를 저장하는 것입니다.

종이 문서를 다루는 경우 가장 좋은 방법은 파일링 시스템을 사용하여 문서를 정리하고 저장하는 것입니다. 이를 위해서는 논문을 살펴보고 카테고리별로 그룹화해야합니다. 이 단계가 완료되면 서류를 파일 폴더에 넣고, 폴더에 레이블을 지정하고, 서류 캐비넷, 선반, 상자 또는 정리 된 방식으로 보관할 수있는 곳에 배치 할 수 있습니다. 문서를 계속 제출하는 한 나중에 필요한 문서를 찾는 데 문제가 없을 것입니다.

하지만 주로 컴퓨터 정보를 다룬다면 어떨까요? 임의의 항목으로 가득 찬 파일 또는 폴더로 덮인 데스크탑은 필요한 항목을 얻는 데 매우 편리하지 않습니다. 대신 파일을 폴더로 구성하여 다시 찾기 쉽게 만들 수있는 방식으로 저장할 수 있습니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 각 파일 유형 (예 : 이미지 또는 문서)에 대한 파일 폴더를 만들고 그 방식으로 구성하는 것입니다. 그런 다음 내용을 설명하는 데 도움이되는 더 구체적이고 더 자세한 폴더를 만들 수 있습니다.

정보를 백업하는 것도 중요 할 수 있습니다. 컴퓨터 저장 장치를 사용하여 컴퓨터에 어떤 일이 발생하더라도 정보를 안전하게 유지할 수 있습니다. 이러한 목적으로 USB 플래시 드라이브를 사용하거나 더 많은 양의 정보를 저장하기 위해 휴대용 하드 드라이브를 사용할 수 있습니다.

정보를 체계적으로 저장하면 나중에 쉽게 찾을 수 있습니다. 적절한 저장 방법을 사용하여 정보를 안전하게 보관하십시오.