문서를 구성하는 것은 상당히 쉬운 작업이지만 시간이 걸립니다. 따라서 시작하기 전에 작업을 제대로 수행 할 수 있도록 충분한 시간을 확보하십시오. 이 간단한 단계별 지침을 따르시면 급증하는 문서를 다시 한 번 제어 할 수있는 문제가 없습니다.

  1. 모으다. 필요한 모든 문서, 서류 및 편지를 한곳에 모아서 정리를 시작하십시오. 문서가 모두 한 방에 있으면 쉽게 정리할 수 있습니다. 문서를 모아 놓으면 더 이상 필요하지 않은 서류를 버릴 수 있도록 쓰레기통이나 쓰레기 봉투 몇 개를 준비하십시오.

  2. 갈라진. 모든 문서를 살펴보고 나중에 제출할 수 있도록 별도의 파일과 그룹으로 구분합니다. 비즈니스 문서의 경우 세금 신고와 같은 항목을 월별 청구서, 급여 등과 별도로 보관하는 것이 좋습니다. 가족 문서는 문서의 사람과 중요도에 따라 여러 파일로 나눌 수 있습니다. 예를 들어 모든 출생 증명서를 한 더미에, 여권을 다른 더미에, 편지를 다른 더미에 보관하는 것입니다. 이는 제안 일 뿐이지 만 서류 작업을 분리하는 가장 좋은 방법은 가장 적합한 방법을 사용하는 것입니다.

  3. 포기. 문서를 검토 할 때 관련이 없거나 불필요한 것에 특별한주의를 기울이십시오. 필요하지 않은 것은 버려야합니다. 손에 하나가 있다면 파쇄기를 사용하여 7 년 이상 된 세금 신고 나 운전 면허증 만료와 같은 민감한 정보를 적절히 폐기해야합니다.

  4. 체계. 실제로 시스템 구현을 시작할 때입니다. 선택할 수있는 다양한 파일링 시스템이 있습니다. 꼭 필요한 것 중 하나는 문서를 보관할 수있는 파일 캐비닛입니다. 문서를 구성하는 데 사용할 수있는 시스템의 몇 가지 예는 주제별, 사람 별 또는 시간순으로 모든 것을 알파벳순으로 정렬하는 것입니다. 한 가지 강력한 권장 사항은 모든 중요한 문서 (출생 증명서, 증서, 여권 등)를 내화 금고 또는 자물쇠 상자에 보관하는 것입니다.

  5. 유지하십시오. 조직 시스템을 시작한 후에는 유지 관리해야합니다. 그렇지 않은 경우 몇 달 후에 프로세스를 다시 반복해야합니다.