학교, 직장, 교회 또는 집에 ​​있든 관계없이 결국 어떤 유형의 서류 제출이 필요하다는 것을 알게 될 것입니다. 대부분의 사람들은 단순히 자신의 서류, 기록, 보증서 등을 어디에 든 원하는대로 보관합니다. 이것은 일반적으로 나중에 필요한 중요한 것들을 포함하여 모든 것이 분실되거나 버려지는 것을 의미합니다. 누구나 자신의 완벽한 파일링 시스템을 설정할 때 사용할 수있는 몇 가지 간단한 단계가 있습니다.

  1. 어디서 시작하나요. 파일링 시스템을 시작하기 전에 스스로에게 물어봐야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 이 시스템은 스토리지 전용입니까?

정기적으로 액세스 할 예정입니까? 설정하는 시스템의 목적은 무엇입니까? 이러한 질문에 대한 답을 결정할 때, 물품을 구할 수 있도록 답을 적어 두어야합니다.

  1. 스타일을 선택하십시오. 여러분이들을 수있는 많은 유형의 파일링 시스템이 있습니다. 개인적으로해야 할 일은 자신의 필요에 가장 적합한 것이 무엇인지 결정하는 것입니다. 사용 가능한 모든 스타일 중에서 알파벳 및 색상 코드 시스템의 조합을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 파일의 다양한 “테마”에 빠르게 액세스 할 수있을뿐만 아니라 각 “테마”의 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 시스템에 대해 5 개 이하의 색상을 선택하는 것이 좋습니다. 소모품을 구입할 때 색상이 지정된 탭이나 시스템에 맞는 폴더를 선택하십시오.

  2. 논문을 정리하십시오. 사용할 파일링 시스템의 유형을 결정한 후에는 서류를 검토하고 분리하고 분류해야합니다. 가능한 한 일반적으로 시작하고 가능한 한 구체적인 정보를 향해 작업하여이를 수행하십시오. 예를 들어, 현재 재무 제표, 급여 명세서, 청구서 등과 같은 항목에 대한 하위 섹션이있는 재정 섹션이 있습니다.

  3. 시스템을 유지하십시오. 파일링 시스템은 유지하지 않고는 작동하지 않습니다. 서류 제출을 위해 최소한 매달 특정 날짜를 선택해야합니다. 매일 제출할 수없는 경우 나중에 추가로 제출해야 할 서류를 위해 파일이나 봉투를 보관하는 것이 좋습니다. 이와 같은 것을 사용하면 체계적인 시스템을 제자리에 유지하고 적절하게 유지 관리 할 수 ​​있습니다.