John은 일련의 건설 계약 사양 (50-75 개의 문서가 하나의 패키지로 인쇄 됨)을 작업하고 있습니다. 각 문서의 바닥 글에는 정확히 동일한 프로젝트 설명과 프로젝트 제목이 포함되어야합니다.

그래서 John은 설명과 제목에 대한 상용구 항목을 만들었습니다.

그러나 그는 바닥 글에 사용하려고 할 때 상용구 동작이 문서마다 다르다는 것을 발견했습니다.

때때로 John은 일반적인 상용구 동작을 얻습니다 (상용구 이름의 처음 4자를 입력하고 Enter 키를 누르면 상용구 항목을 삽입하라는 팝업이 표시됨). 때때로 그는 팝업을 얻지 못했지만 F3을 누르면 Word가 상용구 항목을 삽입합니다. 다른 때는 F3을 눌렀을 때 Word에서 입력 한 내용이 유효한 상용구 이름이 아니라고 말했습니다.

확인할 수있는 몇 가지 사항이 있습니다. 먼저 상용구 항목을 배치 한 위치를 확인해야합니다. 상용구 항목은 대부분 Normal.dot 템플릿에 저장되지만 거의 모든 템플릿에 저장할 수 있습니다. 실제로 Normal.dot 이외의 템플릿에 항목을 저장하고 일부 사양 문서에서 해당 템플릿을 사용하지 않는 경우 상용구 항목이 없습니다.

상용구 항목을 다른 템플릿에 저장 한 경우 Normal.dot 템플릿에 충돌하는 항목이 있는지 확인해야합니다.

충돌이있는 경우 (아마도 철자가 매우 가까운 두 항목) 자동 텍스트가 표시되어야하는 항목이 혼동 될 수 있습니다.

자동 고침 대화 상자의 상용구 탭을 사용하여 어떤 템플릿에 어떤 상용구 항목이 있는지 확인할 수 있습니다. (삽입 | 상용구 | 상용구를 선택합니다.) 구성 도우미를 사용하여 다양한 템플릿의 상용구 항목을 관리 할 수도 있습니다.

상용구 항목에 여전히 문제가 발생하는 경우 완전히 포기하고 바닥 글의 일관성을 유지하기 위해 다른 방법을 사용할 수 있습니다. 바닥 글에 원하는 텍스트를 텍스트 파일에 넣은 다음 필드를 사용하여 바닥 글에 포함하면됩니다. 다음 일반 단계를 따르십시오.

  1. Word 외부에서 바닥 글에 포함 할 텍스트가 포함 된 텍스트 파일 (메모장 또는 다른 텍스트 편집기 사용)을 만듭니다.

  2. Word 내에서 바닥 글을 표시하고 텍스트를 표시 할 위치에 삽입 포인터를 놓습니다.

  3. 삽입 메뉴에서 필드를 선택하십시오. Word는 필드 대화 상자를 표시합니다.

  4. 모든 필드가 대화 상자에 나열되도록 Categories 컨트롤이 All로 설정되어 있는지 확인합니다.

  5. 필드 목록에서 IncludeText를 선택합니다. 대화 상자의 오른쪽에있는 옵션은 선택 사항에 따라 변경됩니다.

  6. 파일 이름 또는 URL 필드에 1 단계에서 만든 텍스트 파일의 전체 경로와 파일 이름을 입력합니다.

  7. 확인을 클릭하십시오.

그게 다야. 이제 바닥 글에 텍스트를 포함했습니다. 텍스트 파일에서 변경하기 만하면 모든 문서의 텍스트를 변경할 수 있습니다. 인쇄 할 때마다 업데이트되도록 Word를 구성한 경우 인쇄 할 때마다 바닥 글의 필드가 업데이트됩니다 (텍스트 파일이 새로로드 됨).

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(Microsoft Word는 세계에서 가장 인기있는 워드 프로세싱 소프트웨어입니다.)이 팁 (367)은 Microsoft Word 97, 2000, 2002 및 2003에 적용됩니다.