양식 편지와 같은 데이터 파일의 정보를 병합하는 문서를 인쇄하려는 경우 Word에서 처리하는 방법을 인식하는 방식으로 데이터 파일을 만들어야합니다. 이 데이터는 데이터베이스 프로그램, Excel 스프레드 시트 프로그램 또는 Word에 직접있을 수 있습니다.

간단한 일회성 편지 병합 문서를 만드는 경우 Word 문서에 넣은 데이터를 사용할 가능성이 높습니다.

기본적으로 Word 데이터 파일에는 _header 레코드 _와 원하는만큼의 데이터 레코드가 있어야합니다. 헤더 레코드는 각 레코드의 필드에 할당 할 필드 이름을 나타냅니다. 이 헤더 레코드의 이름은 마스터 문서에 사용 된 필드 이름에 해당합니다. 파일의 각 데이터 레코드에있는 각 필드는 헤더 필드 중 하나에 해당해야합니다. 예를 들어, 데이터 파일에서 발췌 한 다음 내용을 고려하십시오.

title

first

middle

last

John

Q.

Public

Jean

R.

Smith

Wilma

Davis

Walter

T.

Avery

첫 번째 레코드는 필드 이름을 나타냅니다. 헤더 레코드입니다. 다른 4 개의 레코드는 데이터 레코드입니다. 또한 세 번째 데이터 레코드에는 middle이라는 데이터 필드에 해당하는 데이터가 나열되지 않습니다. 이러한 데이터 파일을 만들 때 데이터를보다 쉽게 ​​시각화하고 작업 할 수 있도록 정보를 Word 표에 배치 할 수 있습니다. 각 레코드는 테이블의 행을 차지하고 각 필드는 행의 셀을 차지합니다.

_WordTips_는 비용 효율적인 Microsoft Word 교육을위한 소스입니다.

(Microsoft Word는 세계에서 가장 인기있는 워드 프로세싱 소프트웨어입니다.)이 팁 (1369)은 Microsoft Word 97, 2000, 2002 및 2003에 적용됩니다.