특정 참조가 일관성이 있는지 확인하는 데 필요한 문서를 작성하는 경우가 많습니다. 예를 들어 기계 부품에 대한 특정 공차를 참조해야 할 수 있으며 문서 전체에서 참조가 정확하고 정확해야합니다.

Word를 사용하여이 상황을 처리 할 수있는 여러 가지 방법이 있습니다. 첫 번째는 편지 병합 기능을 사용하는 것이고, 다른 하나는 책갈피를 사용하는 것이고, 세 번째는 검색 및 바꾸기를 사용하는 것이고, 네 번째는 상용구를 사용하는 것이며, 다섯 번째는 문서 속성을 사용하는 것입니다. 문서에 인쇄 할 때마다 업데이트해야하는 몇 가지 참조 만있는 경우 문서를 편지 병합 문서로 설정하고 병합 코드를 사용하여 적절한 값을 삽입 할 수 있습니다. 이렇게하면 완성 된 문서 전체의 참조가 정확하도록 병합 데이터 파일의 정보 만 변경하면됩니다.

두 번째 방법은 북마크를 사용하는 것입니다. 이 방법에서는 다음 단계를 수행합니다.

  1. 참조의 첫 번째 인스턴스에서 값 또는 텍스트를 책갈피로 정의하십시오. (북마크 정의는 이전 _WordTips_에서 자세히 설명했습니다.)

  2. 동일한 값이나 텍스트가 필요한 다음 지점에서 Ctrl + F9를 눌러 필드를 삽입합니다.

  3. 필드에 REF _ [bookmark] _를 입력합니다. 여기서 _ [bookmark] _는 1 단계에서 정의한 책갈피의 이름입니다.

  4. 값 또는 텍스트가 나타날 때마다 2 단계와 3 단계를 반복합니다.

방금 설명한 책갈피 방법을 사용하는 경우 인쇄하기 전에 필드를 업데이트해야합니다. 사용할 수있는 세 번째 방법은 일관성을 유지하려는 값이나 텍스트에 대해 일종의 속기 표기법을 만드는 것입니다. 예를 들어 n45를 45,000의 약자로 고안 할 수 있습니다. 그런 다음 문서 작업을 마치면 n45의 모든 인스턴스를 검색하여 45,000으로 바꿀 수 있습니다.

네 번째 방법은 상용구 항목을 사용하는 것입니다. 값이나 텍스트를 처음 사용할 때 상용구 항목에 할당하십시오. (상용구 항목은 _WordTips_의 이전 호에서 논의되었습니다.) 예를 들어 상용구 이름 n45에 45,000을 할당 할 수 있습니다. 그런 다음 n45를 입력 할 때마다 F3 키를 누르면 이름이 전체 번호로 확장됩니다. 더 큰 유연성을 제공하기 위해 F3 방법을 무시하고 다음 단계를 수행 할 수 있습니다.

  1. 참조의 첫 번째 인스턴스에서 평소와 같이 상용구 값을 정의합니다.

  2. 동일한 값이나 텍스트가 필요한 다음 지점에서 Ctrl + F9를 눌러 필드를 삽입합니다.

  3. 필드에 AUTOTEXT _ [name] _을 입력합니다. 여기서 _ [name] _은 1 단계에서 정의한 상용구 항목의 이름입니다.

  4. 값 또는 텍스트가 나타날 때마다 2 단계와 3 단계를 반복합니다.

이 일련의 단계는 북마크 방법과 매우 유사하다는 것을 알 수 있습니다. 이러한 방식으로 상용구를 사용하면 쉽게 업데이트 할 수 있다는 장점이 있습니다. 상용구 항목을 변경하고 필드를 업데이트하면 문서 전체에서 모든 인스턴스가 자동으로 변경됩니다. F3 방식을 사용하면 상용구 항목을 자동으로 업데이트 할 수 없습니다.

다섯 번째 (그리고 마지막) 방법은 문서 속성을 사용하는 것입니다. 대부분의 Word 사용자는 Word가 문서에 대한 일련의 속성을 유지한다는 것을 알고 있습니다. 이러한 속성에는 문서의 크기, 마지막으로 업데이트 된 시간 등이 포함됩니다. 문서의 변수처럼 작동하는 사용자 정의 속성을 정의 할 수도 있습니다. 사용자 정의 특성을 정의하려면 다음 단계를 따르십시오.

  1. 파일 메뉴에서 속성 옵션을 선택하십시오. 속성 대화 상자가 표시됩니다.

  2. Custom 탭을 클릭합니다. (그림 1 참조)

  3. 이름 필드에서이 속성과 연결할 이름을 지정합니다. 이것은 나중에 문서의 속성을 참조하는 데 사용할 이름입니다.

  4. 유형 필드에서 만들고있는 속성 유형을 선택합니다.

  5. 값 필드에서 속성 값을 지정합니다.

  6. 추가 버튼을 클릭하십시오. 대화 상자의 속성 목록에 새 속성이 나타납니다.

  7. 확인을 클릭하여 속성 대화 상자를 닫습니다.

이제 문서 내에서 새 문서 속성을 사용할 준비가되었습니다.

동일한 목적을 위해 책갈피와 상용구 항목을 사용하는 것과 거의 같은 방식으로이 작업을 수행합니다.

  1. 참조를 표시 할 지점에 커서를 놓습니다.

  2. Ctrl + F9를 눌러 필드를 삽입합니다.

  3. 필드에 DOCPROPERTY _ [name] _을 입력합니다. 여기서 _ [name] _은 이전에 정의한 문서 속성의 이름입니다.

  4. 값 또는 텍스트가 나타날 때마다 1-3 단계를 반복합니다.

_WordTips_는 비용 효율적인 Microsoft Word 교육을위한 소스입니다.

(Microsoft Word는 세계에서 가장 인기있는 워드 프로세싱 소프트웨어입니다.)이 팁 (15)은 Microsoft Word 97, 2000, 2002 및 2003에 적용됩니다.