Word는 문서와 서식 파일간에 매우 밀접한 관계를 설정합니다. 문서를 만들 때 항상 템플릿을 기반으로합니다.

또한 특정 문서에 템플릿을 첨부하여 해당 문서에 사용할 수있는 스타일 및 기타 기능을 변경할 수 있습니다.

Word에서 문서를 열면 해당 문서에 첨부 된 서식 파일도 프로그램에서 열립니다. 즉, Word는 템플릿의 정보에 즉시 액세스 할 수 있지만 네트워크 환경에서 문제가 발생할 수도 있습니다. 많은 작업자에게 필요한 템플릿이 네트워크 드라이브에 저장되는 것은 드문 일이 아닙니다. 이렇게하면 사용자가 네트워크를 통해 템플릿에 액세스 할 수 있습니다.

물론 Word는 해당 서식 파일을 사용하는 문서가 열려있을 때 서식 파일을 열기 때문에 여러 사용자가 동시에 같은 서식 파일을 자동으로 열 수 있음을 의미합니다. 이것은 Word에서 실제 문제를 나타내지는 않지만 회사 템플릿에 대한 업데이트 관리를 담당하는 경우 문제가 될 수 있습니다. 해당 템플릿을 사용하는 열린 문서가있는 다른 사람이 템플릿을 사용중인 경우 해당 템플릿을 열고 변경할 수 없습니다. 무엇을해야합니까?

이것은 일반적인 문제이며 기술 문제보다 관리 문제로 귀결됩니다. 관리자 (템플릿을 담당하는 사람)가 문서와 템플릿 간의 “연결 해제”를 강제 할 수있는 방법은 없습니다. 즉, 변경해야하는 템플릿에서 작업 할 수있는 방법은 두 가지뿐입니다.

첫째, 업데이트를 수행하는 동안 모든 사람에게 문서를 닫고 Word에서 나가도록 지시 할 수 있습니다. 부서의 규모에 따라 가능할 수 있습니다. 그러나 수백 명의 사용자가있는 경우이 방법은 실현 가능성이 떨어집니다. 특히 누군가가 자신의 시스템에 문서가 열려있는 상태로 자리를 비울 수있는 경우에는 더욱 그렇습니다. (책상으로 걸어 가서 직접 문서를 닫아야합니다.)

두 번째 가능한 해결책은 템플릿의 중복을 유지하는 것입니다.

이러한 중복은 로컬 드라이브 또는 사용자 만 액세스 할 수있는 네트워크 드라이브에있을 수 있습니다. 중복은 공유 템플릿과 다른 이름을 가져야합니다. 예를 들어 BusLtr.dotm이라는 공유 템플릿이있는 경우 복제본이 MasterBusLtr.dotm 일 수 있습니다.

중복 템플릿은 중복 된 템플릿을로드 및 수정 한 다음 사용하지 않을 때 공유 템플릿의 맨 위에 수정 된 템플릿을 복사 할 수 있음을 의미합니다. 예를 들어 컴퓨터를 사용하기 전 이른 아침에 와서 복제 템플릿을 공유 폴더에 복사하여 (공유 템플릿 이름 사용) 다른 사람이 도착하기 시작할 때 템플릿을 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. 사무실.

위에서 설명한 절차와 함께 사용해야하는 또 다른 관리 지침이 있습니다. 공유 템플릿 (네트워크 드라이브에있는 템플릿)이 읽기 전용 폴더에 있는지 확인해야합니다. 이런 식으로 네트워크 사용자는 템플릿을 실수로 또는 의도적으로 변경할 수 없습니다. 템플릿 관리자는 폴더에 쓸 수 있어야하지만 다른 사람은 쓸 수 없어야합니다.

이렇게하면 템플릿 복사본을 업데이트 할 때 이미 설명한대로 공유 된 읽기 전용 폴더로 이동할 수 있습니다.

_WordTips_는 비용 효율적인 Microsoft Word 교육을위한 소스입니다.

(Microsoft Word는 세계에서 가장 널리 사용되는 워드 프로세싱 소프트웨어입니다.)이 팁 (284)은 Microsoft Word 97, 2000, 2002 및 2003에 적용됩니다. Word의 리본 인터페이스에 대한이 팁 버전 (Word 2007)을 찾을 수 있습니다. 이후) 여기 :

link : / wordribbon-Working_on_Shared_Templates [공유 템플릿 작업].