일상적으로 다른 사람으로부터 문서를받는 경우 문서를 모두 똑같이 보이도록 서식을 지정하는 방법이 있는지 궁금 할 수 있습니다. 모든 사람이 인쇄 된 페이지에서 “좋아 보이는”것이 무엇인지에 대해 다른 생각을 가지고있는 문서로 작업하는 것은 실망 스러울 수 있습니다.

문서의 정보 서식을 표준화하는 검증 된 방법은 단순히 스타일을 사용하는 것입니다. 모든 서식 요구 사항을 충족하는 스타일 세트를 정의하면 여러 문서에 쉽게 적용 할 수있는 템플릿에 이러한 스타일을 저장할 수 있습니다. 그런 다음 다음 단계에 따라 문서에 템플릿을 첨부합니다.

  1. 리본의`link : / wordribbon-Displaying_the_Developer_Tab [개발자 탭]`을 표시 한 다음 문서 템플릿 도구를 클릭합니다. Word는 템플릿 및 추가 기능 대화 상자를 표시합니다. (그림 1 참조)

  2. 첨부 버튼을 클릭합니다. Word는 표준 열기 대화 상자와 매우 유사한 템플릿 첨부 대화 상자를 표시합니다.

  3. 대화 상자의 컨트롤을 사용하여 문서에 첨부 할 템플릿을 찾아 선택합니다.

  4. 열기를 클릭하십시오. 템플릿 첨부 대화 상자가 사라지고 선택한 템플릿 이름이 문서 템플릿 상자에 나타납니다.

  5. 문서 스타일 자동 업데이트 확인란을 선택하여 템플릿의 스타일이 문서에 적용되도록합니다.

  6. 확인을 클릭하십시오.

1 단계에 필요한 개발자 탭이 표시되지 않는 경우 탭을 표시해야합니다. (사용하는 방법은 사용중인 Word 버전에 따라 다르며 _ExcelTips_의 다른 문제에서 다루었습니다.)

이 6 가지 간단한 단계는 템플릿의 서식을 열려있는 문서에 적용합니다. 이것은 무엇을 의미 하는가? 이는 현재 문서에서 스타일로 서식이 지정된 모든 모양이 템플릿에서 동일한 이름의 스타일을 반영하도록 업데이트됨을 의미합니다. 예를 들어, 문서와 템플릿 모두에 본문 형식이있는 경우 템플릿의 스타일 정의가 문서의 스타일 정의를 재정 의하여 문서의 모양을 표준화합니다.

물론 여기에는 몇 가지 큰주의 사항이 있습니다. 문서가 스타일을 사용하지 않거나 문서의 문자 서식이 명시 적으로 재정의 된 경우 (즉, 사용자가 텍스트를 선택하고 글꼴 대화 상자 또는 리본을 사용하여 텍스트 서식을 지정) 문서에 템플릿을 첨부하면 텍스트에 눈에 띄는 영향을 미치지 않습니다. 여전히 문서를 살펴보고 새로 첨부 된 템플릿의 스타일을 수동으로 적용해야합니다.

새 템플릿을 첨부 할 때 업데이트되지 않는 다른 사항은 페이지 설정 대화 상자에 포함 된 정보입니다. 따라서 용지 크기, 여백, 머리글 및 바닥 글 위치, 방향 등은 영향을받지 않습니다. 문서별로 수동으로 업데이트하거나 매크로를 사용하여 전체적으로 업데이트해야합니다. 이러한 매크로의 프레임 워크는 다음과 같습니다.

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

이것은 프레임 워크 일뿐임을 기억하십시오. 매크로를 사용하려면 “여기서 서식 지정”주석을 각 파일에 대해 원하는 서식을 수행하는 실제 명령으로 바꿔야합니다. 원하는 경우 포맷 단계를 기록한 매크로에서 이러한 명령을 복사 할 수 있습니다.

매크로를 실행하면 일반 열기 대화 상자가 표시됩니다. 처리 할 파일이있는 폴더를 표시 한 다음 열기를 클릭하기 만하면됩니다. 각 파일이 차례로 열리고 제공된 형식 지정 명령을 사용하여 형식이 지정된 다음 다시 저장됩니다.

문서 전체에서 “대량 서식”을 시도 할 때마다 예상치 못한 방식으로 문서를 엉망으로 만들 위험이 있음을 이해해야합니다. 왜? 공통 형식을 적용 할 때 재정의되어 서투르게 엉망이되는 문서 간에는 상대적으로 작지만 중요한 차이가있을 수 있기 때문입니다. 자동 서식의 양은 문서의 각 페이지를 수동으로 확인하여 모든 것이 제대로 표시되도록 보장하지 않습니다.

_WordTips_는 비용 효율적인 Microsoft Word 교육을위한 소스입니다.

(Microsoft Word는 세계에서 가장 인기있는 워드 프로세싱 소프트웨어입니다.)이 팁 (7354)은 Microsoft Word 2007, 2010 및 2013에 적용됩니다.