Это неизбежно: по мере того, как организация, в которой вы работаете, становится больше, она становится более специализированной, и каждая часть организации начинает генерировать информацию, которой необходимо поделиться с другими. Например, сотрудники отдела кадров могут создать список выходных для компании за год или руководство для сотрудников, сотрудники отдела продаж — формы заказов и информационные листы о продуктах, сотрудники склада — формы приема и т. Д. Список бесконечен, как и перестановки. В конце концов, все организации разные.

Традиционный способ распространения таких документов — каждый отдел распечатывает их, раздает их и хранит запасы на случай, если потребуется больше. Однако вы можете избавиться от бумаги, просто создав свои формы, документы, электронные таблицы или что-то еще, используя приложения Google, а затем поделившись ими с сотрудниками компании.

Используя этот подход, вы сэкономите массу бумаги, потому что люди могут просматривать информацию в Интернете по мере необходимости. Если конкретному человеку нужно распечатать копию, он или она может сделать это без необходимости распечатывать по одной для всех.

Такой подход к совместному использованию документов может потребовать некоторого планирования, но на самом деле его можно реализовать в любое время, когда вы захотите. Даже если ваша организация годами работает с большим количеством внутренних документов, их можно легко перенести на Google Диск и поделиться.

Делая совместное использование, не забудьте подумать о том, кому нужны различные уровни доступа, которые предоставляет Google. Например, не всем понадобится возможность редактировать или комментировать все документы. Фактически, большинству людей, вероятно, понадобится только возможность их просматривать.

Однако изменить доступ для документов или отдельных лиц в Документах и ​​Таблицах совсем несложно.