Excel великолепно превращает ваши данные в диаграммы — графические представления ваших данных. Вы можете легко создать диаграмму на основе диапазона данных на листе. Обычно, если вы добавляете дополнительные данные в свой диапазон, вам нужно будет еще раз создать диаграмму или, в лучшем случае, изменить диапазон ячеек, на которых основана диаграмма.

Если вы устали изменять диаграммы, чтобы ссылаться на новые диапазоны данных, есть несколько быстрых клавиш, которые вы можете попробовать. Первый ярлык отлично работает, если вам просто нужно «точно настроить» диапазон, используемый в диаграмме. (Этот подход работает только в том случае, если диаграмма находится на объекте на том же рабочем листе, который содержит данные, на которых основана диаграмма.) Выполните следующие действия:

  1. Введите любые новые данные в таблицу, на которой построена диаграмма.

  2. Выделите все ячейки, которые вы только что ввели.

  3. Щелкните в любом месте границы выделения вокруг ячеек. (Не нажимайте на маркер заливки.)

  4. Перетащите выделение к диаграмме и отпустите его на диаграмме.

Вот и все — Excel вставляет новые данные прямо в существующую диаграмму, просто как свисток.

Другой подход — добавлять новые данные в диапазон не в конце, а где-то внутри диапазона. Например, у вас могут быть некоторые данные, представляющие период времени, например, с 01.11 по 13.11, и вы создаете диаграмму на основе этих дат. Если вы добавляете новые данные в конец диапазона (после 13 ноября), тогда Excel не знает, что вы хотите, чтобы эти элементы были добавлены в диаграмму.

Вместо этого вставьте несколько пустых строк где-нибудь в пределах диапазона данных; неважно где, если запись за 13 ноября находится ниже добавленных строк. Затем вы можете добавить новые данные в новые строки, и диаграмма автоматически обновится, чтобы включить эти данные.

Одним из недостатков этого подхода, конечно же, является то, что вставленные данные будут не в порядке по сравнению с общей структурой таблицы данных. Интересно отметить, что для некоторых типов данных, например данных, основанных на датах, Excel автоматически сортирует данные по дате в том виде, в котором они представлены на диаграмме, но не в самой таблице данных. Вы всегда можете использовать функцию сортировки Excel, чтобы изменить порядок данных в таблице, и все это не влияет на то, что представлено на диаграмме.

Еще один подход — создать «динамический диапазон». Этот подход хорошо работает, если диапазон данных, который вы отображаете, является единственными данными на листе. Выполните следующие действия:

  1. Создайте свою таблицу данных, как обычно. (Для простоты предположим, что вы создаете таблицу данных с двумя столбцами в столбцах A и B, которые затем хотите отобразить на диаграмме.)

  2. Создайте свою диаграмму по желанию.

  3. Открыв рабочий лист, щелкните Вставить | Имя | Определить, чтобы отобразить диалоговое окно «Определить имя». (См. Рис. 1.)

  4. В поле «Имена в книге» или «Имя» (в зависимости от вашей версии Excel) введите имя, которое будет ссылаться на данные в столбце A.

  5. В поле «Ссылается на» введите следующую формулу. При необходимости следует изменить имя листа и начальную ячейку (в данном случае $ A $ 2). Если вы измените начальную ячейку, вы также должны изменить последнюю часть формулы (-1), чтобы она была на единицу меньше, чем номер строки начальной ячейки. Таким образом, если вы измените начальную ячейку на $ A $ 5, вы должны изменить последнюю часть формулы на -4.

  6. Щелкните Добавить. Excel создаст имя и свяжет его с введенной вами формулой. Диалоговое окно «Определить имя» должно по-прежнему быть видимым с указанием нового определенного имени.

  7. В поле «Имена в книге» или «Имя» (в зависимости от вашей версии Excel) введите имя, которое будет ссылаться на данные в столбце B.

  8. В поле «Ссылается на» введите следующую формулу. (Вы должны внести такие же изменения в имя листа, начальную ячейку и последнюю часть формулы, как описано в шаге 5.)

  9. Щелкните Добавить. Excel создаст имя.

  10. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Define Name.

  11. Отобразите диаграмму и выберите ряд данных. (Должна быть только одна серия данных, поскольку это простая таблица данных с двумя столбцами.) В строке формул будет отображаться формула, подобная следующей:

  12. Замените диапазоны в формуле именами, которые вы определили ранее на этих шагах. Предполагая, что вы определили имена Dates и Readings на шагах 4 и 7, формула должна выглядеть так:

=SERIES(,Sheet1!Dates,Sheet1!Readings,1)

Теперь диаграмма обновляется автоматически независимо от того, куда вы добавляете информацию в таблице данных. Это работает, потому что имена, которые вы определили на шагах 6 и 10, относятся к формуле, которая вычисляет объем данных в столбцах A и B вашего рабочего листа.

Есть много других способов создания динамических диапазонов в зависимости от характеристик используемых данных. Для получения дополнительной информации см. Следующие веб-ресурсы:

http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/ http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2933) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003.