В бизнес-среде нет ничего необычного в использовании Excel для управления данными, с которыми вам нужно работать каждый день. Например, вы можете использовать Excel для «обработки»

invoice данные, записи о доставке или любое количество различных типов данных. При работе с этими данными вам может потребоваться извлечь разные записи на основе определенных критериев.

Здесь пригодятся возможности фильтрации Excel.

Рассмотрим сценарий, когда у вас есть несколько тысяч заказов, охватывающих клиентов по всей стране. Вы можете извлечь заказы, принадлежащие клиентам в целевых состояниях, чтобы вы могли их обработать в первую очередь. Вы можете сделать это с помощью расширенных возможностей фильтрации Excel. (Для этих шагов предположим, что данные, которые вы хотите отфильтровать, находятся в столбцах от A до K.)

  1. Убедитесь, что каждый столбец в вашем списке данных имеет метку, описывающую то, что находится в этом столбце. Например, столбец, содержащий состояние каждого клиента, может иметь метку «Состояние».

  2. В ячейке N1 введите слово «Состояние». Вы настраиваете таблицу критериев в этом столбце, и эта метка сообщает Excel, какой столбец вы хотите использовать в критериях соответствия. Выделите эту ячейку жирным шрифтом и при желании подчеркните ее.

  3. Начиная с ячейки N2, введите состояния, которые вы хотите извлечь из основного списка данных. Введите по одному состоянию на каждую ячейку столбца.

  4. Выберите ячейку где-нибудь в столбцах от A до K в ваших основных данных.

  5. Выберите «Фильтр» в меню «Данные», затем выберите «Расширенный фильтр». Excel отображает диалоговое окно «Расширенный фильтр», в котором адрес исходной таблицы данных уже указан в поле «Диапазон списка». (См. Рис. 1.)

  6. Убедитесь, что выбран параметр «Копировать в другое место».

  7. Поместите указатель вставки в поле «Диапазон критериев», затем выберите (на листе) диапазон ячеек в столбце N, который составляет список состояний. Убедитесь, что вы включили ячейку N1, которая является меткой.

  8. Поместите указатель вставки в поле «Копировать в», затем выберите ячейку, в которую вы хотите извлечь записи. Вы можете выбрать ячейку на том же листе или на другом листе.

  9. Если вы хотите исключить повторяющиеся записи, убедитесь, что установлен флажок «Только уникальные записи».

  10. Щелкните ОК.

Вот и все — Excel копирует записи с одним из ваших целевых состояний в любое место, указанное на шаге 8, а исходные данные остаются без изменений.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2941) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и новее) здесь:

link: / excelribbon-Extracting_Targeted_Records_from_a_List [Извлечение целевых записей из списка].