Майкл управляет караоке-компанией и использует Excel для создания своих сборников песен.

Рабочий лист содержит три столбца для номера песни, названия песни и исполнителя. Майкл сталкивается со странным поведением при сортировке сборника песен по исполнителю или названию.

Например, когда он сортирует по исполнителям, группа 311 окажется в двух разных местах — четыре из их песен помещаются сразу после группы 112 и перед 702, а затем она сортирует остальные сразу после 3 песен Hearts и перед 38 Special. Затем при сортировке по песням песня Джорджа Стрэйта «True» всегда оказывается последней в списке.

Очевидно, Майкл не хотел, чтобы это произошло при сортировке. Однако причина, по которой это происходит, заключается в том, как Excel интерпретирует информацию в каждой ячейке. Когда вы вводите информацию в ячейку, Excel пытается проанализировать эту информацию и определить, является ли это числом, датой или текстом. Так уж получилось, что Excel «неправильно угадывает», когда речь идет о названиях некоторых групп и песен.

Когда вы вводите группу 311, Excel считает, что это число, поэтому он рассматривает его как число. Аналогично, когда вы вводите название песни «True»,

Excel считает, что логическое значение — число. (То же самое было бы, если бы у вас была песня с названием «False».)

При выполнении сортировки Excel сначала выполняет сортировку по типу данных, а затем по типу данных. 112 и 702 — числа. 3 of Hearts и 38 Special являются текстовыми, потому что они не состоят только из цифр. При сортировке по исполнителю группа 311 отображается в двух разных местах, потому что имя группы было проанализировано Excel в некоторых случаях как число, а в других случаях как текст.

Чтобы понять, как исправить странное поведение, важно понимать, что поведение на самом деле не странное; это логика, которую использует Excel. Если вам нужны другие результаты, вы должны работать со своими данными, чтобы убедиться, что Excel не анализирует их неправильно.

Во-первых, если вы отсортируете по возрастанию, значения в ваших ячейках будут отсортированы по этим типам данных:

  • Числа в возрастающем значении (1, 2, 3 и т. Д.)

  • Текст в алфавитном порядке (a, b, c и т. Д.). Если текст начинается с числа (например, 38 Special), то 3, как текст, появляется перед ABC.

  • Логические значения (False, True)

  • Значения ошибок (# DIV / 0 !, # N / A и т. Д.)

  • Пробелы

Если вы сортируете в порядке убывания, то порядок будет обратным тому, который показан здесь, за исключением того, что пробелы по-прежнему отображаются как последний отсортированный тип данных.

Вы можете лучше увидеть типы данных, которые Excel назначает различным ячейкам, удалив любое явное выравнивание в ячейках. По умолчанию текстовые значения выравниваются по левому краю, числа — по правому краю, а логические значения и значения ошибок центрируются.

Чтобы отсортировать вещи так, как вы хотите, вам просто нужно убедиться, что все ячейки в столбце содержат данные одного типа. В случае и исполнителя, и названия песни это будет текст. В ячейках, которые сортируются как числа (например, 311), отредактируйте ячейку, поместив апостроф перед первой цифрой числа. Это сообщает Excel, что вы хотите, чтобы значение ячейки обрабатывалось как текст. Вы также можете сделать то же самое с «True».

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (3362) относится к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и новее) здесь:

link: / excelribbon-Fixing_Odd_Sorting_Behavior [Исправление нечетного поведения сортировки].