Использование Excel для ввода данных довольно распространено. Когда вы вводите информацию, вы можете ограничить то, что может быть помещено в определенную ячейку. Например, вы можете работать над реестром сотрудников, и вам нужно убедиться, что вы вводите имя каждого сотрудника только один раз в рабочий лист.

Один из способов решения этой проблемы — создать список допустимых имен либо на другом листе, либо в другом месте того же листа. Дайте этому списку имен определенное имя, например ValidNames.

Затем выполните следующие действия:

  1. Выберите ячейки, в которые вы будете вводить имена сотрудников; те, в которых вы хотите убедиться, что вы вводите каждое имя только один раз. (В этом примере предположим, что вы выбрали ячейки A1: A10.)

  2. Выберите «Проверка» в меню «Данные». Excel отображает диалоговое окно «Проверка данных».

  3. Убедитесь, что отображается вкладка «Настройки». (См. Рис. 1.)

  4. В раскрывающемся списке Разрешить выберите Пользовательский.

  5. В поле «Формула» (которое появляется после выполнения шага 4) введите следующую формулу:

=AND(COUNTIF(ValidNames,A1)=1,COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1)

Щелкните ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Эта формула проверки работает, потому что проверяет входной диапазон (A1: A10)

и следит за тем, чтобы там отображалось не более одного имени из списка ValidNames. Есть много других вариантов этой конкретной формулы, которые можно использовать, поскольку Excel предоставляет множество различных способов решения одной и той же задачи. Пример альтернативного метода формулы приведен в базе знаний Microsoft:

http://support.microsoft.com/kb/213185

Хотя статья базы знаний предназначена специально для Excel 2000, формула, которая находится в корне статьи (шаг 7), будет отлично работать в других версиях Excel.

Эти шаблонные методы отлично работают, если вы вводите имена в свой список ввода. Если вместо этого вы предпочитаете использовать раскрывающийся список для выбора имен, на этой веб-странице представлен удобный метод:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Что делает его привлекательным, так это то, что раскрывающийся список является динамическим. Например, когда вы выбираете имя для перехода в одну ячейку, это имя удаляется из раскрывающегося списка, используемого для выбора имен в других ячейках. Довольно мило.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2751) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и более поздних версий) здесь:

link: / excelribbon-Limiting_Entry_of_Names [Ограничение ввода имен].