Если у вас есть рабочий лист, содержащий номера социального страхования, возможно, вы ищете способ защитить номера, отображая только последние четыре цифры. Таким образом, вместо отображения 278-53-6128 вы захотите отобразить только — ** — 6128.

Способ достижения этого в значительной степени зависит от того, хранится ли номер социального страхования в ячейке как число или как текст. Если SSN вводится с дефисами (как в 278-53-6128), Excel сохраняет его как текст. Если SSN вводится без тире (как в 278536128), Excel сохраняет его как число.

Если SSN хранится как число, у вас может возникнуть соблазн создать собственный формат, скрывающий первую часть числа. К сожалению, сделать это с помощью специального формата невозможно. Вы можете создать собственный формат, который скроет все, кроме первых цифр, например:

000,,"--"

Как вы можете догадаться из этого примера, пользовательские форматы не позволяют скрывать ничего, кроме последней части любого значения. Однако еще один недостаток этого подхода заключается в том, что Excel «округляет» SSN, так что 278536128 отображается как 279—.

Лучшее решение для отображения только последней части номера социального страхования — использовать второй столбец для фактического отображения. Вместо того, чтобы пытаться отформатировать само число (или текст), лучше всего использовать формулу, которая ссылается на число и дает желаемый результат. Например, если SSN находится в ячейке B7, вы должны поместить следующую формулу в другую ячейку:

="-*-" & RIGHT(B7,4)

Эта формула будет работать с любым SSN, независимо от того, хранится ли он в виде числа или текста. Еще одним большим преимуществом этого подхода является то, что он позволяет полностью скрыть исходные числа. Даже если бы вы могли использовать настраиваемый формат, чтобы скрыть первую часть числа (что вы не можете), кто-то все равно мог бы видеть SSN в строке формул, если выбрана ячейка, содержащая число.

Однако использование формул позволяет скрыть исходный столбец или использовать защиту листа, чтобы скрыть содержимое столбца. Это большое преимущество, если ваша цель действительно защитить номер социального страхования от посторонних глаз.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (3345) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и более поздних версий) здесь:

link: / excelribbon-Parfully_Blocking_Social_Security_Numbers [Частичная блокировка номеров социального страхования].