Существует два способа сортировки информации в Excel: с помощью инструментов «Сортировка по возрастанию» и «Сортировка по убыванию» на панели инструментов или с помощью диалогового окна «Сортировка». Использование инструментов панели инструментов позволяет выполнять сортировку быстрее, но в процессе Excel делает несколько предположений.

Во-первых, Excel предполагает, что вы хотите сортировать только по столбцу той ячейки, которую вы выбрали. Если вы хотите выполнить вторичную и третичную сортировку более чем для одного столбца (или строки), вам необходимо использовать диалоговое окно «Сортировка».

Второе предположение влияет на то, что сортирует Excel. Если у вас выделена одна ячейка, Excel расширяет выделение, чтобы выбрать диапазон (подобно нажатию Ctrl + Shift + 8), ограниченный одним или несколькими пустыми столбцами и строками. Затем он проверяет первую строку в выбранном диапазоне, чтобы определить, содержит ли она информацию заголовка или нет.

Здесь сортировка с помощью инструментов панели инструментов может стать сложной — ваш заголовок (при условии, что он у вас есть) должен соответствовать некоторым довольно строгим требованиям, чтобы Excel мог распознать его как заголовок. Например, если в строке заголовка есть пустые ячейки, Excel может подумать, что это не заголовок. Точно так же, если строка заголовка отформатирована так же, как другие строки в диапазоне данных, она может не распознать ее. Кроме того, если таблица данных полностью состоит из текста, а строка заголовка не содержит ничего, кроме текста, Excel практически всегда не сможет распознать строку заголовка. (Эта строка выглядит в Excel как другая строка данных.)

Только после выбора диапазона и определения наличия строки заголовка Excel выполнит фактическую сортировку. Насколько вы довольны результатами, зависит от того, правильно ли Excel выполнил выбор диапазона и определение строки заголовка. Например, если Excel не считает, что у вас есть строка заголовка, а у вас она есть, тогда ваш заголовок сортируется в тело данных; это вообще плохо.

Чтобы убедиться, что диапазон данных распознан правильно, используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + 8, чтобы увидеть, что выберет Excel; вот что будет отсортировано. Если это не соответствует вашим ожиданиям, вам необходимо либо изменить характер данных в таблице, либо вам нужно выбрать диапазон данных перед использованием диалогового окна «Сортировка».

Чтобы убедиться, что ваш заголовок распознается правильно, используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + 8, чтобы выбрать диапазон данных, а затем посмотрите на первую строку. Если в вашем заголовке есть пустые ячейки среди тех, которые выбраны в первой строке, или первая строка отформатирована так же, как вторая строка, или у вас выбрано более одной строки заголовка, тогда Excel предполагает, что у вас вообще нет строки заголовка. Чтобы исправить это, внесите изменения в строку заголовка, чтобы убедиться, что она правильно распознается Excel.

Наконец, все ставки могут быть отключены, если в вашей таблице данных используются многострочные заголовки. Excel с трудом их распознает. Вы усугубляете проблему, когда ожидаете, что в этот заголовок будут включены пустые строки; он просто не может делать это автоматически. Однако вы можете просто выбрать все строки, которые хотите отсортировать, прежде чем выполнять сортировку. Другими словами, определите, что вы хотите отсортировать в Excel; не позволяйте Excel делать за вас предположения.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2586) относится к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и новее) здесь:

link: / excelribbon-Recognizing_a_Header_Row_when_Sorting [Распознавание строки заголовка при сортировке].