Сводные таблицы отлично подходят для определенных типов анализа данных. Поскольку сводные таблицы довольно часто обрабатывают числа, один из методов, который Excel использует для их более быстрой обработки, — это создание «промежуточного набора данных»

работать с. Этот промежуточный набор данных по умолчанию хранится вместе с листом, поэтому сводные таблицы могут увеличить размер ваших книг, иногда значительно.

Если ваша книга содержит несколько сводных таблиц, все из которых основаны на одном источнике данных, Excel может создать промежуточный набор данных для каждой сводной таблицы вместо использования одного промежуточного набора данных. Это, конечно, может очень быстро увеличить размер вашей книги.

Вы можете контролировать, как Excel создает промежуточный набор данных, изменяя параметры, которые вы выбираете в мастере сводных таблиц, который объединяет вашу сводную таблицу. Если у вас есть одна сводная таблица в вашей книге, и при запуске мастера сводных таблиц во второй раз вы указываете тот же источник данных, который вы использовали в существующей сводной таблице, Excel сообщает вам, что «ваш новый отчет будет использовать меньше памяти, если вы основываете его на своем существующий отчет «. Если вы нажмете Да, вы сэкономите память, потому что Excel будет использовать те же промежуточные данные, что и для другой сводной таблицы.

Вы также можете указать Excel не сохранять промежуточные таблицы данных в том же файле на диске, что и книга. Это значительно уменьшит размер файла книги, но также потребует, чтобы сводные таблицы обновлялись каждый раз, когда вы открываете книгу. Выполните следующие действия:

  1. Запустите мастер сводных таблиц, чтобы создать сводную таблицу, как обычно.

  2. Когда вы перейдете на последний экран мастера сводной таблицы (тот, на котором отмечен клетчатый флаг), нажмите кнопку «Параметры», чтобы отобразить диалоговое окно «Параметры сводной таблицы».

  3. Снимите флажок Сохранить данные с макетом таблицы.

  4. Установите флажок Обновлять при открытии.

  5. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры сводной таблицы».

  6. Завершите шаги мастера сводной таблицы.

Вам не нужно устанавливать флажок «Обновлять при открытии» (шаг 4), если вы этого не хотите, но если вы этого не сделаете, вам нужно будет не забывать вручную обновлять сводную таблицу каждый раз, когда вы открываете книгу.

Если у вас уже есть несколько сводных таблиц в вашей книге, и вы не хотите повторять процесс их создания снова, вы можете использовать макрос для пошагового выполнения сводных таблиц и изменения индекса кеширования, а также отключить сохранение промежуточные данные на диск. Следующий макрос выполнит эти задачи:

Sub PTReduceSize()

Dim wks As Worksheet     Dim PT As PivotTable

For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets         For Each PT In wks.PivotTables             PT.RefreshTable             PT.CacheIndex = 1             PT.SaveData = False         Next     Next End Sub

После запуска макроса (это не займет много времени) вы должны сохранить книгу, используя параметр «Сохранить как». Будет создан новый файл книги, и вы сможете сравнить, насколько это изменение уменьшило размер вашей книги. Однако помните, что, если промежуточные данные не сохраняются на диск, обновление сводных таблиц занимает больше времени при первом открытии книги.

_Примечание: _

Если вы хотите узнать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах ExcelTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2851) относится к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и новее) здесь:

link: / excelribbon-Reducing_File_Sizes_for_Workbooks_with_PivotTables [Уменьшение размеров файлов для рабочих книг с помощью сводных таблиц].