В офисной среде нередко загружать в Excel огромные списки данных, которые были созданы программами, отличными от Excel.

Затем вы можете использовать Excel для массажа и анализа данных в соответствии с вашими потребностями.

Одна из частых задач — отсортировать список данных. Если вы отсортируете свой список, а затем обнаружите, что сортировка была неправильной, это может сильно сбить с толку. Существует три возможных причины, по которым список не сортируется должным образом.

Во-первых, список может включать пустые строки или столбцы. Если это так, то вы можете правильно отсортировать список, только выбрав весь список перед выполнением сортировки. Когда вы полагаетесь на Excel при автоматическом выборе списка, он останавливается на пустых строках и столбцах, что, конечно, влияет на вашу сортировку.

Во-вторых, список может быть настолько большим, что вам просто не хватит памяти для выполнения полной сортировки ваших данных. Единственное решение для этого — отсортировать список на другом компьютере или добавить на компьютер больше памяти.

В-третьих, список может содержать числа, отформатированные как текст. Либо исходный файл содержал символы, которые Excel не может проанализировать как числа (например, знак минус справа от числа), либо фильтр импорта Excel просто решил неверно интерпретировать данные, которые он читал.

На самом деле именно эта третья возможность наиболее вероятна при импорте информации в Excel. Допустим, вы сортируете список на основе определенного столбца, и кажется, что список «начинается заново» снова в середине. Например, он сортируется от 1 до 1000, а затем снова начинается с 1. Это совершенно бесполезно, что второй набор значений (второй диапазон от 1 до 1000) состоит из ячеек, отформатированных как текст, а не как числа. Зачем? Потому что текст всегда сортируется так, чтобы он появлялся после обычных чисел. Чтобы преобразовать текстовые значения в числа, попробуйте следующие шаги:

  1. В пустой ячейке введите цифру 1.

  2. Выделите ячейку и нажмите Ctrl + C. Это копирует ячейку в буфер обмена.

  3. Выделите ячейки, которые, по вашему мнению, содержат числа в текстовом формате.

  4. Выберите «Специальная вставка» в меню «Правка». Excel отображает диалоговое окно Специальная вставка. (См. Рис. 1.)

  5. Убедитесь, что установлен переключатель «Умножить».

  6. Щелкните ОК.

  7. Удалите ячейку, созданную на шаге 1.

По завершении все числа, отформатированные как текст, преобразуются в их числовые эквиваленты. Затем вы можете попытаться использовать список данных.

Обратите внимание, что описанные выше шаги не будут работать, если значения в текстовом формате, импортированные в Excel, содержат какой-либо текст, кроме пробела.

Некоторые программы добавляют символ ASCII 160. Этот символ иногда называют «липким пробелом». Он выглядит как пространство, но не действует как пространство. Перед преобразованием текста в числа необходимо удалить лишний текст. Конечно, вы можете использовать функцию «Найти и заменить» в Excel, чтобы избавиться от любых нечисловых символов в диапазоне ячеек.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2922) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003.