Крис спросил, есть ли способ «сжать» большую книгу, чтобы ускорить ее сохранение, открытие и закрытие. Короткий ответ: нет, выхода нет — в отличие от программ баз данных (Microsoft Access), Excel не имеет функции сжатия файла.

При этом есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы ускорить процесс, особенно если вы какое-то время пользовались книгой. Рабочие тетради со временем «раздуваются» просто из-за повседневного использования. Возможно, самой большой причиной являются макросы, поскольку многократное редактирование макросов может привести к фрагментации того, как код макроса хранится в книге. Вы можете экспортировать, удалять и импортировать макромодули, что решит большую часть проблемы. Вы также можете использовать сторонний «очиститель» для макросов, например CodeCleaner Роба Бови:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

Вам также следует нажать Ctrl + End в своей книге, чтобы увидеть, куда вас приведет Excel. Если он выходит далеко за пределы последнего столбца и строки фактических данных рабочего листа, тогда Excel сохраняет дополнительные данные (хотя и пустые) в вашей книге. Удалите фактические столбцы и строки, которые находятся справа или ниже ваших данных, а затем сохраните их повторно.

Вы также можете выполнить команду «Сохранить как», чтобы сохранить книгу в новом файле. Сравните размеры старого и нового файлов, оставив тот, который меньше. Если это не сработает (и вы используете Excel 2000 или более позднюю версию), сохраните книгу как файл HTML. Затем с помощью Excel откройте только что сохраненный HTML-файл, а затем сохраните HTML-файл как файл XLS. Этот «круговой обход» формата HTML, как известно, значительно уменьшает размер файла. (Если вы это сделаете, убедитесь, что вы экспортируете свои макросы из старой книги и импортируете их в новую. Макросы никогда не выдерживают обратного взаимодействия с HTML.)

Проверьте, не содержит ли ваша книга объекты, отличные от Excel, например графику, звуковые файлы или другие внедренные объекты. Это может занять довольно много места в файле. Если они вам не нужны, удалите их.

Если на вашем листе несколько сводных таблиц, вы можете сделать несколько вещей, чтобы уменьшить размер файла. Эти идеи изложены в других выпусках ExcelTips.

Если ваша книга содержит очень большие формулы (те, которые повторяются для строк), проверьте формулы, чтобы увидеть, можно ли их каким-либо образом сократить. Возможно, вы могли бы извлечь общие части формул и назначить их как «подформулы» определенным именам, а затем ссылаться на имена в своих более крупных формулах. Это особенно экономит место, если формула используется во многих местах книги.

Кроме того, использование функции «отслеживать изменения» в Excel может увеличить размер книг, особенно если вы ведете журнал изменений. Вы можете отключить эту функцию, если она вам действительно не нужна.

Если вы не можете найти способ уменьшить размер файла, но он по-прежнему загружается медленно, убедитесь, что фактическое замедление не связано с вашим антивирусным программным обеспечением. Если он проверяет и перепроверяет ваши файлы Excel, это может добавить немало времени к любой из ваших файловых операций, особенно если вы находитесь в сети.

Наконец, вы всегда можете переосмыслить организацию своей книги. Например, у меня была одна рабочая тетрадь, в которой я пытался сохранить все исторические данные, связанные с проектом. В результате получился огромный, огромный рабочий лист, который целую вечность загружался по сети. Лучшее решение, которое я нашел, — это скопировать исторические данные, которые мне больше не нужны, в другую книгу, а затем выполнить свою работу с самыми последними записями проекта. Такой подход позволил резко повысить скорость файловых операций.

Аналогичные подходы можно использовать и с другими данными. Например, вместо того, чтобы хранить данные для всех клиентов в одной книге, вы можете поместить данные каждого клиента в отдельную книгу. Преимущество состоит в том, что отдельные книги легче открывать и манипулировать ими, чем одной большой книгой. Затем вы можете использовать другие функции Excel (включая макросы, если необходимо) для извлечения данных из различных книг для создания сводных отчетов.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2402) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003.