Форма данных используется для упрощения работы с информацией в списке данных Excel. Хотя список невелик — например, когда он умещается на одном экране, — проще вводить или изменять информацию напрямую. Когда вы начнете получать большее количество записей, вам будет проще использовать форму данных.

Форма данных — это диалоговое окно, которое отображает по одной полной записи из вашего списка за раз. Excel считает, что запись — это одна строка в вашем списке данных, поэтому форма данных в основном извлекает информацию из строки, использует метки полей из первой строки списка и отображает информацию, чтобы вы могли ее легче понять. Чтобы использовать форму данных, выполните следующие два простых шага:

  1. Выберите ячейку (любую ячейку) в списке данных.

  2. Выберите опцию Form в меню Data. Excel отображает форму данных из вашего списка. (См. Рис. 1.)

При работе с формами данных следует учитывать несколько важных моментов.

Заголовок, отображаемый в верхней части формы данных, взят непосредственно из имени рабочего листа, на котором находятся данные. Если вы хотите изменить заголовок, просто измените имя вкладки рабочего листа.

Ярлыки полей перечислены внизу слева, и вы можете вводить информацию справа от этих ярлыков. Если поле содержит формулу, вы не можете ввести информацию в это поле; он рассчитывается автоматически.

Вы можете перемещаться между полями ввода, нажимая клавишу Tab. Когда вы нажимаете Enter, любые сделанные вами изменения сохраняются в записи. Кнопки в правой части формы данных используются для навигации по списку. Если вы щелкнете мышью по кнопке «Закрыть», форма данных будет удалена, и вы вернетесь на свой рабочий лист.

Обратите внимание, что есть несколько кнопок поиска, расположенных в правой части формы данных. Кнопки «Найти предыдущий» и «Найти следующий» используются для перемещения по списку. Если вы нажмете кнопку «Критерии», вы сможете ввести информацию, которая будет использоваться другими кнопками поиска («Найти предыдущий» и «Найти следующий») при отображении записей.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (2973) применим к Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и 2003. Вы можете найти версию этого совета для ленточного интерфейса Excel (Excel 2007 и новее) здесь:

link: / excelribbon-Using_Data_Forms [Использование форм данных].