Excel — удобный инструмент для отслеживания всех видов данных. Многие люди используют его на работе для создания специальных отчетов для разных отделов или проектов. Работая с данными, вы можете задаться вопросом, как можно автоматически вставлять разрывы страниц при изменении содержимого определенного столбца. Например, у вас может быть столбец, содержащий названия отделов, и вы можете захотеть, чтобы каждый отдел начинался с новой страницы.

Это довольно просто сделать с помощью встроенной в Excel функции промежуточных итогов.

Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие общие шаги:

  1. Убедитесь, что ваша таблица содержит подписи столбцов. Например, если столбец A содержит названия отделов, тогда ячейка A1 может содержать метку, например «Отдел». Убедитесь, что все столбцы имеют метки.

  2. Отсортируйте данные в таблице, используя столбец отдела в качестве ключа.

  3. Откройте вкладку «Данные» на ленте.

  4. Выделив любую ячейку в таблице, щелкните инструмент «Промежуточный итог» в группе «Структура». Excel отображает диалоговое окно «Промежуточный итог». (См. Рис. 1.)

  5. В раскрывающемся списке При каждом изменении в выберите Отдел.

  6. В раскрывающемся списке Use Function выберите Count.

  7. Используя список «Добавить промежуточный итог в», выберите имя столбца, в котором вы хотите разместить промежуточный итог.

  8. Убедитесь, что установлен флажок Разрыв страницы между группами.

  9. Щелкните ОК. Excel добавляет промежуточные итоги и количество страниц в соответствии с указаниями.

Если по какой-то причине вы не хотите использовать функцию промежуточных итогов, вы всегда можете написать макрос, который удалит все разрывы страниц на вашем листе, а затем добавит новые разрывы страниц в соответствующих местах. Следующий макрос сделает свое дело:

Sub PageBreak()

Dim CellRange As Range     Dim TestCell As Range

Set CellRange = Selection     For Each TestCell In CellRange         ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakNone         If TestCell.Value <> TestCell.Offset(-1, 0).Value Then             ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakManual         End If     Next TestCell End Sub

Чтобы использовать макрос, просто выберите ячейки, которые вы хотите использовать в качестве ключа для разделения, за вычетом верхней ячейки. Например, если отделы находятся в столбце A, строки со 2 по 37, вы должны выбрать диапазон от A3 до A37. Запустите макрос, и все старые разрывы страниц будут удалены и добавлены новые.

_Примечание: _

Если вы хотите узнать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах ExcelTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (7991) применим к Microsoft Excel 2007, 2010 и 2013. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь:

link: / excel-Conditional_Page_Breaks [Условные разрывы страниц].