Брайан готовит рабочую тетрадь, которую будут использовать люди без большого опыта работы с Excel. Он хотел бы иметь возможность легко распечатать их в файл PDF, возможно, одним нажатием кнопки. Он не может контролировать, какая версия Excel или операционная система установлена ​​у людей, но ему интересно, есть ли способ выполнить такой вывод.

Печать в PDF относительно проста, если ваши пользователи используют Windows 10, поскольку она включает (наконец!) Собственный драйвер принтера PDF. К сожалению, Брайан указывает, что он не контролирует операционную систему своих пользователей, а это означает, что он не может предполагать, что у них есть собственные возможности вывода PDF, представленные в Windows 10.

К счастью, в Excel есть (по крайней мере, начиная с Excel 2007) способ экспорта в файл PDF. Все, что вам нужно сделать, это выбрать «Сохранить как» (проще всего нажать F12), а затем в раскрывающемся списке «Тип файла» выбрать PDF. Результат автоматически сохраняется в файле PDF.

Если вы предпочитаете подход с одной кнопкой, вы можете проинструктировать своих пользователей добавить довольно эзотерический инструмент на панель быстрого доступа:

  1. Откройте диалоговое окно «Параметры Excel». (В Excel 2007 нажмите кнопку «Office», а затем выберите «Параметры Excel. В Excel 2010 и более поздних версиях откройте вкладку« Файл »на ленте и нажмите кнопку« Параметры ».)

  2. В левой части диалогового окна нажмите «Настроить» (Excel 2007) или «Панель быстрого доступа» (Excel 2010 или более поздние версии). (См. Рис. 1.)

  3. Используйте раскрывающийся список «Выбрать команды из», чтобы выбрать «Все команды».

  4. В списке команд выберите Опубликовать как PDF или XPS.

  5. Щелкните кнопку Добавить. Команда копируется в правую часть экрана.

  6. Щелкните ОК.

При нажатии этого нового инструмента отображается диалоговое окно, очень похожее на диалоговое окно «Сохранить как», за исключением того, что все настройки верны для «публикации» в виде файла PDF.

Вы также можете создать макрос, который выполняет ту же задачу публикации.

Макрос — хороший подход, если вам нужен полный контроль над тем, что включается в создаваемый файл PDF.

Sub ExportPDF()

Dim sFile As String

sFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _       ActiveWorkbook.Name & ".pdf"



Sheets("Sheet1").Select     ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "D6:K57"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _       Filename:= sFile, Quality:=xlQualityStandard, _       IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _       OpenAfterPublish:= True End Sub

Макрос помещает имя файла в переменную sFile; вы должны изменить это по желанию. Затем макрос определяет область печати того, что должно быть включено в файл PDF. В данном случае это диапазон D6: K57 на Листе 1. Очевидно, вы захотите изменить это, чтобы удовлетворить свои потребности в том, что вы хотите включить.

Если вы решите пойти по макромаршруту, вы можете добавить в свою книгу кнопку для запуска макроса, что упростит пользователям создание нужного вам PDF-файла.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (13467) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.