Гэри использует таблицу Excel для ведения списка объектов, которые инспектирует его компания, вместе с датами всех предыдущих инспекций этих объектов. Это приводит к появлению нескольких строк для каждого объекта, по одной строке на проверку. Гэри необходимо удалить все строки для каждого объекта, за исключением даты последней проверки. Результатом будет одна строка для каждого объекта, показывающая дату последней проверки.

Возможно, самый простой способ сделать это — использовать инструмент Excel для удаления дубликатов. Чтобы использовать инструмент для этой конкретной цели, выполните следующие действия:

  1. Выберите ячейку в ваших данных.

  2. Откройте вкладку «Данные» на ленте.

  3. Щелкните инструмент «Сортировка». Excel отображает диалоговое окно «Сортировка».

  4. Используя элементы управления в диалоговом окне, укажите, что вы хотите отсортировать сначала по пункту обслуживания (от А до Я или от наименьшего к наибольшему, в зависимости от того, что подходит), а затем по дате проверки (от самых новых до самых старых). (См. Рис. 1.)

  5. Нажмите ОК, чтобы отсортировать данные.

  6. Пока вкладка «Данные» на ленте все еще видна, щелкните инструмент «Удалить дубликаты» в группе «Инструменты для работы с данными». Excel отображает диалоговое окно «Удалить дубликаты».

  7. Убедитесь, что в диалоговом окне выбрано только поле, содержащее объект. (См. Рис. 2.)

  8. Щелкните ОК. Excel удаляет дубликаты и оставляет только те записи, которые содержат самую последнюю (самую последнюю) дату проверки.

Поймите, что если вы выполните эти шаги, это разрушит ваши данные — по завершении старые данные полностью удаляются с вашего рабочего листа. Таким образом, если вы хотите сохранить старую информацию для исторических целей, вы можете выполнить действия с дубликатом ваших данных.

Конечно, вы также можете использовать другой подход, который поддерживает исходные данные и просто извлекает информацию, представляющую последние даты проверки. Предположим, для целей этого примера, что ваши данные находятся в столбцах A: C, где A содержит объект, B — дату проверки, а C — рейтинг, достигнутый на эту дату. Кроме того, первая строка ваших данных содержит заголовки (Объект, Проверено и Рейтинг). Где-нибудь справа от ваших данных — разделенных хотя бы одним пустым столбцом — разместите еще один набор идентичных заголовков. (В этом примере я предполагаю, что это столбцы E: G.)

В первом столбце разместите уникальный список ваших объектов. В ячейку F2 поместите следующую формулу:

=MAX(($A$2:$A$123=E2)*$B$2:$B$123)

Вы можете заменить две ссылки нижнего диапазона ($ A $ 123 и $ B $ 123) любым нижним диапазоном, подходящим для ваших данных. Кроме того, вам нужно ввести это как формулу массива, то есть нажать Ctrl + Shift + Enter, чтобы добавить его в ячейку F2.

Результатом в ячейке F2 будет число, которое на самом деле является датой. (Excel поддерживает внутренние даты как числа.) Чтобы F2 выглядел как дата, просто примените формат даты к ячейке.

В ячейку G2 поместите следующую формулу:

=SUMIFS($C$2:$C$123,$A$2:$A$123,E2,$B$2:$B$123,F2)

Опять же, ссылки нижнего диапазона можно заменить любой ссылкой, подходящей для ваших данных. Это не формула массива, поэтому вы можете просто нажать Enter, чтобы поместить ее в ячейку G2.

Теперь скопируйте ячейки F2: G2 на столько строк, сколько необходимо для ваших помещений. В итоге вы получите динамический список самых последних результатов проверки для каждого объекта. (См. Рис. 3.)

image

Рисунок 3. Динамический список последних результатов проверки.

По мере добавления дополнительных данных в список проверок ваша «таблица результатов» обновляется, чтобы всегда отображать самые последние результаты проверки.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (13125) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.