При разработке электронной таблицы вы можете захотеть ограничить то, что пользователи могут помещать в конкретную ячейку. Например, вы можете убедиться, что записи в ячейке содержат ровно четыре символа, начинаются с числа 6, за ними следует любая цифра, затем буква, а затем любая цифра.

Есть три способа провести такую ​​проверку. Во-первых, конечно, написать макрос, который будет проверять ввод и гарантировать, что записи соответствуют желаемому шаблону. Способ создания такого макроса описан в других выпусках ExcelTips.

Другой метод, без использования макросов, — полагаться на функцию проверки данных Excel. Если количество допустимых записей невелико, вы можете попробовать следующие общие шаги:

  1. На пустом листе составьте список допустимых записей.

  2. На листе, используемом для ввода, выделите ячейку, в которую будет вноситься запись.

  3. Откройте вкладку «Данные» на ленте.

  4. Щелкните инструмент Проверка данных в группе Инструменты для работы с данными. Excel отображает диалоговое окно «Проверка данных». (См. Рис. 1.)

  5. В раскрывающемся списке Разрешить выберите Список.

  6. Поместив курсор в поле «Источник», выберите список, составленный на шаге 1.

  7. Щелкните ОК.

Теперь, когда кто-то пытается ввести данные, которые не включены в ваш список допустимых значений, вступают в силу правила проверки, и пользователь вынужден изменить запись.

Вы также можете использовать функцию проверки данных немного по-другому. Если у вас есть четко определенные правила для ввода данных, вы можете составить формулу, описывающую действительную запись. Ниже приводится одна из таких формул:

=AND((LEN(A1)=4),(LEFT(A1,1)="6"),(ISNUMBER(VALUE( (MID(A1,2,1))))),(CODE(MID(UPPER(A1),3,1))>64),(CODE( MID(UPPER(A1),3,1))<91),(ISNUMBER(VALUE((MID(A1,4,1))))))

Помните, что это единая формула, вводимая в одной строке с использованием следующих общих шагов:

  1. Выделите ячейку, в которую будет производиться запись. (В приведенной выше формуле предполагается, что вы используете ячейку A1. Если выбрана другая ячейка, вам нужно будет внести соответствующие изменения в указанную выше формулу.)

  2. Откройте вкладку «Данные» на ленте.

  3. Щелкните инструмент Проверка данных в группе Инструменты для работы с данными. Excel отображает диалоговое окно «Проверка данных».

  4. В раскрывающемся списке Разрешить выберите Пользовательский.

  5. Введите указанную выше формулу в поле «Формула». (Все одна строка, без пробелов.)

  6. Щелкните ОК.

Вы можете получить сообщение об ошибке, когда нажмете «ОК», в зависимости от содержимого A1.

(Excel может попытаться сообщить вам, что содержимое A1 не проверяется в соответствии с правилом.) Это нормально; правило проверки, которое вы устанавливаете, вступает в силу, когда кто-то пытается ввести что-то в ячейку.

Формула в основном разделяет вводимую запись и определяет, находится ли каждый символ в границах. Если нет, то результатом формулы будет ЛОЖЬ, и в игру вступают правила проверки.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (11212) относится к Microsoft Excel 2007 и 2010. Вы можете найти версию этого совета для более старого интерфейса меню Excel здесь:

link: / excel-Limiting_Input_to_a_Format [Ограничение ввода форматом].