Карен описала проблему, при которой общая рабочая книга, хранящаяся в сети компании, периодически теряет все данные, которые она ранее содержала. Пытаясь отследить проблему, Карен провела тесты, в которых она и ее коллеги пытались одновременно открыть файл и сохранить его, но все тесты оставили данные нетронутыми. Тем не менее, она сообщает, что бывают случаи, когда данные книги просто стираются; вытерли начисто.

Эта проблема, возможно, является ярким примером того, почему многие люди отказываются доверять общим книгам в Excel. Многие люди сталкиваются с подобными случаями повреждения данных, перезаписи информации или полного исчезновения данных. Все проблемы были связаны с тем, что к книге был предоставлен общий доступ, и проблемы исчезли, когда совместное использование было отключено.

Это приводит к первому предложению: не делитесь книгой. Если вы не предоставили общий доступ к ней, то только один человек может открыть книгу за раз, что упростит и снизит вероятность повреждения.

Если данные, содержащиеся в книге, обширны и их необходимо совместно использовать нескольким пользователям, подумайте о преобразовании в программу, предназначенную для лучшей целостности данных в многопользовательской среде, например Access.

Если это невозможно, рассмотрите возможность включения отслеживания изменений в Excel (опция доступна при предоставлении общего доступа к книге), чтобы сохранить историю изменений. Это позволяет узнать, кто последний раз менял книгу. Если вы откроете книгу и обнаружите, что данные отсутствуют, проверка истории изменений может фактически выявить, что данные были удалены — возможно, случайно — пользователем.

Конечно, возможно, что история изменений не предоставит той информации, на которую вы рассчитываете. Причина, по которой совместное использование книги может привести к повреждению данных, заключается в том, как Excel позволяет пользователям работать с данными. В такой программе, как Access, данные извлекаются и обрабатываются отдельно для каждой записи. Пока запись используется пользователем, другие пользователи не могут вносить изменения в запись, но могут вносить изменения в другие записи.

В Excel вся книга передается на компьютер пользователя, а не только одна запись из данных в книге. В сценарии с общей книгой это означает, что несколько копий книги фактически открыты одновременно, и Excel отвечает за разрешение потенциальных конфликтов в данных. Рассмотрим следующий сценарий:

  • Пользователь 1 открывает книгу, а это означает, что копия книги теперь находится в его системной памяти.

  • Десять минут спустя Пользователь 2 открывает общую книгу. Эта версия, которая теперь находится в памяти системы Пользователя 2, не содержит никаких изменений, сделанных за последние 10 минут Пользователем 1.

  • Через пять минут Пользователь 2 сохраняет общую книгу, но продолжает работу.

  • Две минуты спустя Пользователь 3 открывает общую книгу. Эта версия — та, которую только что сохранил Пользователь 2, и не включает ничего, сделанного Пользователем 1, или каких-либо дополнительных изменений, сделанных Пользователем 2 с момента последнего сохранения.

  • Через 13 минут все три пользователя сохраняют свои версии общей книги и выходят из Excel.

В этом тридцатиминутном сценарии кто-нибудь может сказать, какие изменения пользователей сохраняются в окончательной версии книги? Какие изменения нужно сохранить? Если вы проанализируете последствия такого сценария (а этот сценарий не редкость), то вы поймете, почему многие люди предлагают не использовать Excel в общей среде.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (12107) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь:

link: / excel-Losing_Data_in_a_Shared_Workbook [потеря данных в общей книге].