Barnabas использует Excel для создания покупки s, по одному заказу на покупку на книгу. Он создал шаблон Excel, который включает в себя таблицу всех их поставщиков. Он хотел бы, чтобы эта таблица, которую он может периодически обновлять, была доступна для всех заказов на поставку, прошлых, настоящих и будущих. Он автоматически доступен для любых новых рабочих книг, которые Barnabas создает на основе этого шаблона, но не для любых ранее созданных рабочих книг. Он задается вопросом, есть ли способ сделать текущий список поставщиков доступным для любого из заказов на покупку.

Прежде чем обсуждать варианты, вы должны понять, что идея шаблона в мире Excel сильно отличается от идеи шаблона в мире Microsoft Word. (Мальчик, это словосочетание — «мир слов».) В Excel шаблон является отправной точкой для книги. После создания книги из шаблона больше нет связи между книгой и шаблоном, на котором эта книга была основана.

Сравните это с Word, где шаблон является отправной точкой для документа, но сохраняется связь между документом и шаблоном, на котором он основан. Вы можете обновить шаблон (изменения стиля, макросы и т. Д.), И любой документ, основанный на этом шаблоне, унаследует эти обновления.

Итак, что же нам остается с Excel? Это означает, что, хотя вы можете обновить шаблон, эти обновления абсолютно не влияют на книги, основанные на этом шаблоне. Ну, не влияет на книги, ранее созданные с использованием этого шаблона. Книги, созданные после обновления шаблона, будут основаны на обновленном шаблоне.

Наиболее логичным подходом к использованию Excel было бы либо (а) поддерживать данные поставщика в рабочем листе книги и периодически обновлять эти данные с помощью макроса, либо (б) помещать данные поставщика в его собственную книгу — возможно, хранящуюся на сетевом диске — который должен открываться всякий раз, когда открыт заказ на покупку.

Какой подход вы используете (a или b), зависит от того, что вы считаете лучшим долгосрочным решением в отношении того, как вы используете данные поставщиков и книги заказов на поставку. Реализация двух стратегий, вероятно, слишком сложна, чтобы рассматривать ее здесь, поскольку любая такая реализация будет сильно зависеть от того, как вы выполняете ту работу, которую делаете. Однако это достаточно простой процесс для планирования. Допустим, вы хотите использовать первую стратегию. Ваши шаги могут включать следующее:

  • Определите, где хранится шаблон, содержащий таблицу данных поставщика.

  • Создайте автоматически открывающийся макрос, который запускается при открытии книги PO. Он определяет, доступен ли шаблон и были ли обновлены данные в шаблоне, возможно, используя номер редакции некоторого типа.

  • Если данные поставщика были обновлены, удалите данные поставщика в книге заказов на поставку и скопируйте рабочий лист данных поставщика из шаблона.

  • Обновите внутренний номер версии. (На самом деле это может быть значение, хранящееся в таблице данных поставщика.)

  • Закройте шаблон, так как он больше не нужен.

  • Сохраните книгу заказов на поставку.

Если вы хотите реализовать вторую стратегию, вам все равно придется полагаться на некоторые макросы. Они могут включать следующие шаги:

  • Создайте автоматически открывающийся макрос, который запускается при открытии книги PO. Он определяет, открыта ли рабочая книга данных поставщика, что обеспечивает доступность ее данных.

  • Если рабочая книга данных поставщика недоступна, отобразите сообщение, информирующее пользователя об этом факте, и откажитесь от продолжения. (Хорошая идея — просто закрыть книгу заказов на поставку, поскольку необходимые данные недоступны.)

В этом втором сценарии вам просто нужно убедиться, что папка, в которой хранится книга данных поставщика, находится в папке XLStart. (Все, что находится в этой папке, автоматически загружается при запуске Excel.) Конечно, если вы хотите, чтобы это работало в нескольких системах, вам нужно выяснить, как перенести книгу данных поставщика в папку XLStart каждой из этих систем. . Опять же, это можно сделать, но это просто означает больше проверок и выяснение того, что должно произойти, чтобы «сделать это так».

Независимо от того, какой подход вы выберете, потребуется серьезное планирование, соответствующее вашей вычислительной среде и потребностям вашего бизнеса, а также определенное время на разработку.

Однако в какой-то момент вам придется столкнуться с тем, что Excel может быть не лучшим инструментом для управления вашими заказами на покупку. Возможно, вам будет лучше — а у вас впереди время и деньги — либо приобрести специализированное программное обеспечение, либо разработать собственное программное обеспечение, которое зависит от централизованной базы данных. Хотя вы можете использовать Excel в качестве базы данных, это плохая замена специализированному программному обеспечению баз данных, например Access, Oracle или даже MySQL.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (13760) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.