Джеральд довольно часто использует Excel вместе с Word. Он создает свои финансовые модели в Excel, а затем вставляет данные Excel в документ Word перед печатью. Каждый раз, когда он вставляет данные, «таблица» в Word выходит за правое поле. Джеральд задается вопросом, может ли он что-нибудь сделать в Excel, чтобы гарантировать, что данные останутся в пределах полей страницы в Word.

Есть несколько способов подойти к этому, при этом большинство решений происходит на стороне Word. Один из вариантов — в Word и перед вставкой создать таблицу с одной ячейкой, равную полной ширине полей на странице. Затем вы можете вставить данные Excel в эту единственную ячейку, в результате чего Word создаст таблицу внутри таблицы. Поскольку таблица ограничена внешней таблицей с одной ячейкой, она не будет выходить за пределы полей страницы.

Вы также можете в Word выбрать один из доступных вариантов вставки для таблицы. Когда вы копируете таблицу в Excel и переключаетесь в Word, щелкните то место, куда вы хотите вставить данные. Затем откройте вкладку «Главная» на ленте и в группе «Буфер обмена» щелкните стрелку вниз под инструментом «Вставить». Из полученных опций вы должны заметить шесть опций в области «Опции вставки»:

Чтобы сохранить данные в виде объекта таблицы Excel, щелкните Сохранить исходное форматирование или Связать и сохранить исходное форматирование *. (Обратите внимание, что связь — единственное различие между этими двумя вариантами.)

Чтобы данные адаптировались к стилям, доступным в Word, щелкните «Использовать стили назначения» или «Связать и использовать стили назначения» *. (Опять же, обратите внимание, что связывание — единственное различие между этими двумя вариантами.) Этот вариант должен соответствовать данным в пределах полей как таблица Word, с данными, помещенными в ячейки по мере необходимости.

Чтобы вставить данные как статическое изображение, щелкните Изображение *. Этот параметр очень похож на вставку любого другого изображения в Word, а это означает, что он не будет выходить за пределы полей страницы. Вместо этого размер «изображения» изменяется, чтобы поместиться в пределах полей.

Чтобы вставить данные как несвязанный текст, щелкните Сохранить только текст *. Это приводит к тому, что каждая строка ваших данных Excel представляет собой отдельный абзац с табуляциями между каждым столбцом в каждой строке. Затем вы можете выбрать эти вставленные данные и скрыть их в таблице Word, которая простирается от поля до поля.

Третий вариант — попробовать изменить глубоко скрытый параметр в Word.

Выполните следующие действия, снова в Word:

  1. Откройте диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку «Office», а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 или более поздних версиях откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Параметры».)

  2. В левой части диалогового окна выберите «Дополнительно».

  3. Прокрутите список параметров, пока не увидите раздел «Вырезать, Копировать и Вставить».

  4. Убедитесь, что выбран параметр «Использовать умное вырезание и вставку».

  5. Нажмите кнопку «Настройки» рядом с параметром «Умное вырезание и вставка».

Word отображает диалоговое окно «Параметры». (См. Рис. 1.)

  1. Убедитесь, что выбран параметр «Настроить форматирование при вставке из Microsoft Excel».

  2. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Настройки».

  3. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word».

Если после вставки ваша таблица выходит за правое поле, вы также можете выполнить следующие действия после вставки:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши маркер таблицы, чтобы отобразить контекстное меню. (Ручка таблицы находится в верхнем левом углу таблицы; она выглядит как небольшая коробка, содержащая четырехконечную стрелку.)

  2. Выберите AutoFit | Автоподбор к содержанию. Word при необходимости регулирует ширину столбцов, чтобы данные помещались на полях страницы.

  3. При необходимости отрегулируйте ширину столбцов вручную.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (13288) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.