Кристина отправляет книгу Excel по электронной почте нескольким пользователям с разными компьютерами, некоторыми компьютерами Mac и некоторыми системами Windows, а также различными системами электронной почты (Gmail, Hotmail, Yahoo, AOL и т. Д.). Всякий раз, когда она отправляет книгу, всегда есть кто-то, кто не может распечатать ее так, как она ее отправила, поэтому ей интересно, какой формат лучше всего использовать для книги, чтобы обеспечить доступ к ней как можно большему числу людей.

Чтобы определить лучший формат, вам необходимо выяснить, какие версии Excel используют ваши получатели. Получив эту информацию, вы должны использовать «наименьший общий знаменатель»

подход — выберите самую старую версию Excel. Если самая старая версия — Excel 2007, вы можете обойтись без файлов XLSX, но если кто-то использует Excel 2003 или более раннюю версию, вам нужно будет использовать формат XLS.

Конечно, вы захотите сбалансировать этот подход с характером данных и формул в вашей книге. Использование формата XLS бесполезно, если вы используете формулы, основанные на функциях листа, представленных в более поздних версиях Excel. Если это относится к вашим книгам, единственное решение — обновить пользователей до более новых версий Excel или повторить формулы книги, чтобы не использовать новые функции.

Если пользователям действительно не нужно использовать книгу (им не нужно вводить или изменять данные), и все, что им нужно сделать, это распечатать книгу, то это уже совсем другое дело. В таком случае вам нужно беспокоиться не только о версии Excel, но и о том, какая версия Windows, какие драйверы принтеров и какие принтеры они используют. Excel может изменять способ печати на основе любого из этих факторов, что означает, что рабочий лист может печататься в одной системе иначе, чем в другой, в зависимости от этих компонентов.

При этом, если пользователям нужно только печатать, вам следует вообще не отправлять книгу Excel. Вместо этого создайте PDF-файл книги в своей системе, а затем отправьте PDF-файл. У вас больше шансов на совпадение распечаток из разных систем при печати PDF-файла по сравнению с печатью исходной книги.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (10159) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.