У Дженни есть большой рабочий лист, который ей часто нужно сортировать. Несколько раз после сортировки данные «перемешивались». Дженни задается вопросом, есть ли другой способ, кроме ручного выбора всех ячеек для сортировки, чтобы гарантировать, что все данные выбраны до того, как Excel фактически выполнит сортировку.

Самое важное, что вы можете сделать для предотвращения беспорядочной сортировки, — это помнить, как Excel «обнаруживает» данные, которые вы хотите отсортировать. Начиная с текущей выбранной ячейки, Excel смотрит во всех направлениях (вверх, вниз, влево и вправо)

пока он не найдет пустые строки или столбцы. Как только он находит пустую строку или столбец, он считает, что нашел границу для данных, которые вы хотите отсортировать.

Таким образом, если ваши данные, которые вы хотите отсортировать, на самом деле содержат пустые строки или столбцы, сортировка неизбежно испортит ваши данные, потому что Excel не поймает все.

Первый способ обойти это — выбрать строки и столбцы — все данные, — которые вы хотите отсортировать, перед выполнением сортировки. Однако лучшее решение — убедиться, что в ваших данных нет пустых строк или столбцов — просто удалите их или поместите что-нибудь в строку или столбец, чтобы Excel распознал их как часть ваших данных.

Если ваши данные перемешаны из-за того, что заголовки столбцов перемещаются после сортировки, вам необходимо убедиться, что заголовки каким-то образом отличаются от данных в таблице. Мне нравится, чтобы они были полужирными и каждая ячейка была подчеркнута. Обычно это помогает, и Excel автоматически распознает их как заголовки, а не как данные.

Кроме того, если я включу заголовок в пустой столбец, этот столбец больше не будет пустым, и Excel распознает его как часть данных для сортировки. (Это помогает решить проблему пустых столбцов, о которой говорилось ранее.)

Еще один способ предотвратить беспорядочную сортировку — это определить данные в виде таблицы. Вы делаете это, выбирая строки и столбцы, составляющие ваши данные, и затем нажимая Ctrl + T. Excel отображает диалоговое окно «Создать таблицу», в котором вы можете убедиться, что все данные выбраны. Нажмите ОК в диалоговом окне, и таблица будет создана. Когда вы выбираете сортировку таблицы, все данные, включая любые пустые строки или столбцы в таблице, включаются в сортировку.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (6285) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.