В Соединенных Штатах почтовые индексы бывают двух форматов: пятизначного и девятизначного. (Фактически, пятизначный почтовый индекс является подмножеством девятизначного почтового индекса.) Если вы находитесь в рабочем листе Excel, который содержит информацию об адресе, вы можете преобразовать девятизначные почтовые индексы в их пятизначный эквивалент.

Это довольно простая задача, так как все, что вам нужно сделать, это удалить все, что находится после пятой цифры в почтовом индексе. Выполните следующие действия:

  1. Вставьте новый столбец справа от существующего столбца почтового индекса.

  2. Предполагая, что почтовые индексы находятся в столбце G и вы добавили новый столбец H, вы можете ввести в ячейку H3 следующее:

=Left(G3, 5)

  1. Скопируйте эту формулу во все соответствующие ячейки столбца H.

  2. Выделите весь столбец H.

  3. Нажмите Ctrl + C. Excel копирует весь столбец в буфер обмена.

  4. Откройте вкладку «Главная» на ленте.

  5. Щелкните стрелку вниз под инструментом «Вставить» и выберите из появившихся вариантов «Специальная вставка». Excel отображает диалоговое окно Специальная вставка.

(См. Рис. 1.)

  1. Убедитесь, что выбран переключатель «Значения».

  2. Щелкните ОК. Столбец H теперь преобразован из формул в результаты формулы.

  3. Удалить столбец G.

Если у вас есть пустой столбец справа от ваших почтовых индексов, вы также можете использовать функцию Excel Text to Columns:

  1. Выделите все ячейки, содержащие ваши почтовые индексы.

  2. Откройте вкладку «Данные» на ленте.

  3. Щелкните инструмент Текст в столбцы в группе Инструменты для работы с данными. Excel отображает первый шаг мастера преобразования текста в столбцы. (См. Рис. 2.)

  4. Убедитесь, что выбран параметр «С разделителями», затем нажмите «Далее».

  5. Установите флажок «Другое», поместите тире в поле справа от «Другое» и нажмите «Далее».

  6. В области Формат данных столбца выберите Текст. (Вы хотите, чтобы ваши почтовые индексы были отформатированы как текст, чтобы вы не теряли начальные нули.)

  7. Щелкните Готово.

На этом этапе у вас есть первые пять цифр почтового индекса в исходном столбце и последние четыре цифры (если есть) в ранее пустом столбце справа. При желании вы можете удалить столбец, содержащий четыре цифры.

Если вам нужно обрезать почтовые индексы довольно часто, вас может больше заинтересовать подход на основе макросов. Следующий макрос сделает свое дело:

Sub ZIPShorter()

For Each cell In Selection         cell.Value = Left(cell.Value, 5)

Next End Sub

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейки, содержащие почтовые индексы, а затем запустить макрос.

_Примечание: _

Если вы хотите узнать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах ExcelTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (10768) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь:

link: / excel-Shortening_ZIP_Codes [Сокращение почтовых индексов].