Уменьшение размера книги (Microsoft Excel)

Нолан замечает, что некоторые из его рабочих тетрадей становятся довольно большими. Он хотел бы уменьшить размер книг, но не уверен, какой подход к их уменьшению даст наилучшие результаты. Поэтому он ищет лучшие предложения о том, как уменьшить размер своих рабочих тетрадей.

Прежде чем перейти к практическим идеям, которые вы можете применить в этой области, я должен упомянуть, что важно выяснить, почему большие размеры файлов могут вызывать беспокойство. Поразмыслив над этим некоторое время, я пришел к выводу о двух общих проблемах. Во-первых, люди могут быть обеспокоены большими размерами файлов, потому что файлы занимают много места на диске или им требуется время для передачи по сети или через Интернет. Во-вторых, они могут быть обеспокоены тем, что для загрузки и пересчета больших файлов требуется больше времени.

Давайте обсудим обе эти проблемы по очереди.

Физический размер файла

На фактический физический размер файла книги влияют два основных фактора: элементы, которые вы сохраняете в файле, и формат, в котором вы сохраняете этот файл. Элементами файла являются такие вещи, как рабочие листы, строки и столбцы, стили, сводные таблицы, мультимедиа (изображения, звук и видео),

Кажется излишним говорить, что книга состоит из рабочих листов, а эти рабочие листы, в свою очередь, состоят из строк и столбцов.

Однако вы можете не осознавать, что рабочие листы могут быть скрыты, а рабочие листы могут содержать лишние строки и столбцы.

Во-первых, покажите все рабочие листы в своей книге. Легко проверить, есть ли у вас что-нибудь скрытое; просто щелкните правой кнопкой мыши одну из вкладок рабочего листа в книге. Если в появившемся контекстном меню можно выбрать параметр «Показать», это означает, что у вас есть скрытые листы. Выберите этот параметр, и вы увидите диалоговое окно, в котором отображаются все скрытые листы. Покажите их, а затем определите, действительно ли они вам нужны или нет. Если нет, удалите их, чтобы освободить место.

Теперь на каждом из оставшихся листов вы захотите проверить, есть ли какие-либо посторонние строки или столбцы, сохраняемые Excel. Самый простой способ — отобразить рабочий лист и нажать Ctrl + End. Это выбирает все, что Excel считает последней строкой и столбцом на листе. Если он не соответствует тому, что, по вашему мнению, является последней строкой столбца, просто удалите все, что находится за пределами фактической последней строки и столбца.

Здесь есть одно предостережение: когда вы удаляете лишние строки и столбцы (убедитесь, что вы делаете это на каждом листе), вы захотите сохранить книгу, перезапустить Excel, перезагрузить книгу и снова проверить каждый лист. Это делается для «двойной проверки», чтобы убедиться, что вы действительно удалили лишние строки и столбцы, а не просто очистили их.

(Их действительно нужно удалить, а не очищать.)

Есть еще одна вещь, которую вы можете проверить, когда дело доходит до ненужного места, но она применима только в том случае, если вы вставляете данные в свои рабочие листы из источника, отличного от Excel, или если вы импортируете данные, созданные сторонней программой. В некоторых случаях вы можете обнаружить, что ваши данные содержат лишние пробелы в конце текстовых значений. Например, вместо простого текста, такого как «Это мой пример текста», ячейка может содержать текст, за которым следует несколько пробелов. Это потребует некоторой детективной работы, чтобы выяснить, есть ли в ваших ячейках лишние пробелы, но в этом случае вам может пригодиться следующая формула:

Опираясь на функцию TRIM для удаления пробелов в начале или конце ячейки, формула отображает текст «Дополнительные пробелы», если длина содержимого ячейки не одинакова. Удалите лишние пробелы из любых ячеек, вызывающих нарушение.

Стили также могут занимать место в вашей книге, поэтому рекомендуется удалить стили, которые вы, возможно, не используете. Лучшие способы сделать это описаны в отдельном ExcelTip:

Вы также можете рассмотреть возможность уменьшения количества вариантов форматирования, используемых в книге, и количества раз, когда вы используете проверку данных. И то, и другое может увеличить размер книги, поэтому вам особенно нужно убедиться, что форматирование и проверка данных не применяются к пустым ячейкам.

Если ваша книга содержит сводные таблицы, имейте в виду, что это может немного увеличить размер файлов вашей книги. Однако есть способ по-прежнему использовать сводные таблицы, но уменьшить общий размер книги. Этот метод лучше всего описать в другом совете, который вы можете найти здесь:

Когда дело доходит до мультимедийных элементов в книге, вам нужно изучить каждое изображение, звуковой файл и видео, которые могут быть в книге, чтобы определить, действительно ли они вам нужны. Мультимедийные элементы могут занимать ОЧЕНЬ много места, поэтому вы должны использовать их только в случае крайней необходимости. Кроме того, когда дело доходит до изображений, вы захотите убедиться, что вы не обрезаете изображения в Excel. Обрезка изображений скрывает то, что показано на изображении, но не уменьшает фактический размер изображения, сохраненного в книге. Вместо этого сохраните изображения на диск, отредактируйте их в реальном редакторе изображений и замените их в книге.

Excel также позволяет сжимать изображения и уменьшать разрешение любых изображений, которые могут быть в книге. Сбалансировать сжатие, разрешение и качество может быть непросто. Однако, если вы хотите начать ходить по нему, вы можете найти эту статью на одном из сайтов Microsoft полезной:

Наконец, посмотрите, какой формат вы используете для сохранения файла. Загрузите книгу, нажмите F12, чтобы отобразить диалоговое окно «Сохранить как», и сохраните книгу под новым именем. Это заставляет Excel перезаписывать файл с нуля, что может устранить любое неиспользуемое пространство в файле.

Еще нужно проверить, можете ли вы сохранить файл в формате XLSX вместо XLSM. Последний тип файла необходим только в том случае, если у вас есть макросы в книге. Если вам не нужны макросы, используйте «Сохранить как» (снова F12) и используйте раскрывающийся список «Тип файла», чтобы указать, что вам нужен формат XLSX.

Если при этом размер файла по-прежнему не уменьшается до необходимого вам уровня, используйте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите сохранение файла в формате XLSB. Это двоичный формат, который может сэкономить массу места в файле.

Время загрузки и пересчета

Если ваша основная проблема с размером файла связана со временем загрузки и временем пересчета, то проблема не только в том, что хранится в вашей книге. Вы все равно должны проработать все элементы, рассмотренные ранее в этом совете, но ваша рабочая книга может по-прежнему долго загружаться. Это связано с тем, что книги автоматически пересчитываются при загрузке, и если ваша книга содержит много данных или много сложных формул, именно пересчет, а не загрузка, замедляет работу.

Чтобы свести к минимуму время вычислений, вы захотите проверить несколько вещей.

Поймите, что проверка (и исправление) этих вещей не сильно повлияет на размер файла, но приведет к более быстрой загрузке и сохранению.

Избавьтесь от циклических ссылок. * Итерация, необходимая для разрешения циклических ссылок, требует времени, а если у вас много формул циклических ссылок, то время может действительно увеличиться.

Избегайте изменчивых функций. * Некоторые функции рабочего листа Excel считаются «непостоянными», что означает, что они запускают пересчет каждый раз, когда какая-либо ячейка в вашем листе изменяется. Это функции RAND (), NOW (), TODAY (), OFFSET () и INDIRECT (). Кроме того, функции INFO () и CELL () могут быть непостоянными, в зависимости от аргументов, используемых с функциями.

Переработайте формулы, чтобы сделать их более эффективными. * Это требует времени, детективной работы и знаний, но вы часто можете переписать свои формулы, чтобы использовать различные методы, которые ускорят вычисления. (Эту идею лучше всего применять со временем, когда вы приобретете необходимые знания или наткнетесь на советы и подсказки, которые можно применить в вашей ситуации.)

Сведите к минимуму использование формул. Если вы используете формулы для вычисления ячеек, а значения, на которые опираются эти формулы, никогда не меняются, вам следует подумать об избавлении от самих формул. Самый простой способ сделать это — выделить все ячейки, нажать Ctrl + C *, а затем использовать Специальную вставку, чтобы вставить значения обратно в ячейки.

Избавьтесь от внешних ссылок, если они вам не нужны. * Получение информации из внешних источников (особенно источников по сети)

действительно может замедлить загрузку.

Используйте PowerPivot и PowerQuery. * Если вы используете Excel 2010 или более позднюю версию и используете Excel для обработки больших объемов данных, подумайте о переработке своих листов, чтобы полагаться на новые инструменты PowerPivot или PowerQuery. Они оказались не только очень мощными, но и очень быстрыми при обработке больших объемов данных.

Если время отсчета по-прежнему довольно велико, вы можете рассмотреть возможность отключения автоматического пересчета и выполнять пересчет вручную только тогда, когда вы готовы потратить время, необходимое для этого. Вы можете отключить автоматический расчет, используя методы, описанные в этом совете:

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (6792) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.