Почтовые индексы бывают двух видов: пятизначные коды и девятизначные коды. Если вы введете в Excel столбец почтовых индексов — несколько пятизначных и около девяти — вы можете задаться вопросом, почему они сортируются неправильно.

Причина в том, что Excel распознает пятизначные коды как числовые записи, а девятизначные коды как текстовые записи. (Это тире в середине девятизначного кода, который заставляет Excel рассматривать запись как текст.) Проблема с сортировкой чисел заключается в том, что Excel по-разному обрабатывает числовые и текстовые значения при сортировке.

Решение (не прибегая к формулам и дополнительным столбцам для сортировки) — убедиться, что вы заставляете Excel обрабатывать все ваши записи как текст. Вы можете сделать это, отформатировав столбец как текст, прежде чем вводить свой первый почтовый индекс. Просто выполните следующие действия:

  1. Выберите столбец (или ячейки), который Excel должен обрабатывать как текст.

  2. Откройте вкладку «Главная» на ленте.

  3. Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы номеров.

Excel отображает диалоговое окно «Формат ячеек».

  1. Убедитесь, что выбрана вкладка Число. (См. Рис. 1.)

  2. В списке доступных форматов выберите Текст.

  3. Щелкните ОК.

Это форматирует ячейки как текст, и вы можете правильно отсортировать почтовые индексы. Однако не дайте себя обмануть: вы должны изменить формат перед вводом значений в ячейки. Если вы отформатируете ячейки как текст после ввода информации, они все равно не будут отсортированы должным образом. Однако вы можете сделать следующее:

  1. Отформатируйте ячейки как текст.

  2. Выберите ячейку с пятизначным почтовым индексом.

  3. Нажмите F2. Это сообщает Excel, что вы хотите отредактировать ячейку.

  4. Сразу нажмите Enter. Это сообщает Excel, что вы закончили редактирование ячейки.

  5. Повторите шаги 2–4 для каждой ячейки, содержащей пятизначный почтовый индекс.

Как только этот процесс будет завершен, вы можете отсортировать ячейки по своему усмотрению.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (12489) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Вы можете найти версию этого совета для более старого интерфейса меню Excel здесь: link: / excel-Sorting_ZIP_Codes [Сортировка почтовых индексов].