Excel позволяет отслеживать изменения, внесенные в книгу, как описано в других вопросах ExcelTips. Когда вы включаете отслеживание изменений, Excel требует, чтобы вы предоставили общий доступ к книге. В конце концов, отслеживание изменений предназначено для использования в среде, где несколько пользователей получают доступ и изменяют одну и ту же книгу.

В какой-то момент вы можете захотеть отключить отслеживание изменений, чтобы они больше не записывались в книге. Если вы отключите его, Excel предполагает, что вы также хотите прекратить совместное использование книги, поэтому он автоматически отключает общий доступ. Если вы хотите продолжить совместное использование — без отслеживания — тогда вам может быть интересно, какие у вас есть варианты.

К сожалению, Excel довольно сбивает с толку, когда дело доходит до совместного использования книги и отслеживания изменений. Эти две функции тесно связаны друг с другом.

  • Если вы начнете с новой книги, а затем решите поделиться ею (Обзор | Изменения | Поделиться книгой), Excel позволит другим пользователям получить доступ к книге и изменить ее. Однако отслеживание изменений на данный момент не происходит.

  • Если вы начнете с новой книги, а затем выберете отслеживание изменений (Обзор | Изменения | Отслеживание изменений | Выделить изменения), Excel автоматически предоставит общий доступ к книге и включит отслеживание изменений.

  • Если вы начнете с общей книги и выберете Обзор | Изменения | Отслеживать изменения | Выделите «Изменения», флажок «Отслеживать изменения при редактировании» установлен. Это может заставить вас думать, что отслеживание изменений также включается только потому, что книга является общей; это не так. (Вы можете проверить это, потому что изменения не отмечены в книге.) Если вы нажмете ОК в диалоговом окне, он будет включен. Если вы нажмете «Отмена», он не будет включен. Если снять флажок «Отслеживать изменения при редактировании» и нажать «ОК», Excel также отменит общий доступ к книге.

  • Если вы начинаете с книги, в которой включено отслеживание изменений, и выбираете Обзор | Изменения | Отслеживать изменения | Выделите изменения, флажок «Отслеживать изменения при редактировании» установлен, как и должно быть. Снятие флажка и нажатие кнопки ОК приводит к отмене общего доступа к книге в Excel.

  • Если вы начинаете с книги, в которой включено отслеживание изменений, и выбираете Обзор | Изменения | Предоставить общий доступ к книге, затем установлен флажок Разрешить изменения более чем одним пользователем одновременно. (Помните — если включено отслеживание изменений, то к книге автоматически предоставляется общий доступ.) Если вы снимите флажок и нажмите «ОК», то общий доступ будет отключен, а функция отслеживания изменений отключится.

Стоит ли удивляться, что все это сбивает с толку? Самый простой способ отключить отслеживание изменений и сохранить доступ к книге — отключить отслеживание изменений, а затем сохранить книгу. Это сохраняет его в однопользовательском режиме. Затем вы можете поделиться книгой и снова сохранить ее. Четыре простых шага (отключите отслеживание, сохраните книгу, поделитесь книгой и сохраните книгу), и вы окажетесь именно там, где хотите. Однако помните, что если вы выберете Review | Изменения | Отслеживать изменения | Выделите Changes, будет казаться, что отслеживание изменений все еще включено. Не обращайте внимания на флажок и нажмите Отмена; на этом этапе он не включен.

Единственный способ быстрее достичь желаемого результата — использовать макрос.

Макрос в листинге 1 автоматизирует только что описанные шаги.

Листинг 1. Макрос KeepShared.

Sub KeepShared()

Dim sFile As String     Dim sMsg As String     Dim iUsers As Integer     Dim iAnswer As Integer

With ActiveWorkbook         If .MultiUserEditing Then             sFile = .Name             iAnswer = vbYes             iUsers = UBound(.UserStatus)

If iUsers > 1 Then                 sMsg = sFile & " is also open by " & _                     iUsers - 1 & " other users:"

For x = 2 To iUsers                     sMsg = sMsg & vbCrLf & .UserStatus(x, 1)

Next                 sMsg = sMsg & vbCrLf & vbCrLf & "Proceed?"

iAnswer = MsgBox(sMsg, vbYesNo)

End If

If iAnswer = vbYes Then                 .ExclusiveAccess                 .SaveAs Filename:=sFile, AccessMode:=xlShared             End If         End If     End With End Sub

Макрос начинается с проверки свойства .MultiUserEditing, чтобы убедиться, что книга является общей. Если это так, макрос проверяет, используется ли книга несколькими людьми в настоящее время. Если да, то вам будет предложено продолжить. Если вы это сделаете (или если нет нескольких пользователей с открытой книгой в настоящее время), тогда книга будет настроена для монопольного доступа (для одного пользователя), а затем сохранена в общем режиме. Установка книги для монопольного доступа также отключает функцию отслеживания изменений.

_Примечание: _

Если вы хотите узнать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах ExcelTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (11678) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь:

link: / excel-Turning_Off_Track_Changes_without_Unsharing [Отключение отслеживания изменений без отмены совместного использования].