Для некоторых таблиц данных в Excel вы можете назначить номер записи ячейкам в определенном столбце. Например, вам могут потребоваться номера записей для 20 различных записей в диапазоне от 1 до 20 или от 100 до 119. Для Excel не имеет особого значения, какой диапазон вы выбираете.

То, как вы будете настраивать номера записей, зависит от того, что вы хотите с ними делать позже.

Если вы хотите, чтобы номера записей были статичными, т. Е. Они всегда назначались определенной записи и никогда не менялись, тогда вам следует использовать функцию автозаполнения Excel для присвоения номеров. Для этого просто введите все свои данные, кроме номеров записей. Затем введите первые два или три номера записей, выберите их и перетащите маркер автозаполнения (черный квадрат в правом нижнем углу выделения), чтобы заполнить остальные записи.

Использовать этот подход быстро и легко, но он делает номера записей статичными. Например, если вы удалите запись с номером 107, этот конкретный номер записи исчезнет, ​​и в ваших числах появится пробел, переходящий от 106 к 108.

Если вам нужны динамические номера записей — те, которые меняются при удалении, — вы можете использовать формулу для вычисления номеров записей.

Вы можете поместить первый номер записи, например, в ячейку A5, а затем в следующую ячейку вниз вы можете использовать формулу, такую ​​как = A5 + 1, для вычисления нового номера записи.

Однако это по-прежнему представляет проблему, потому что, если вы удалите запись, все номера записей ниже той, которую вы удалили, покажут ошибку (#REF!). Зачем? Потому что вы удаляете ячейку, от которой зависела следующая вниз ячейка. Лучшее решение — использовать формулу числа записей, которая зависит от строки, в которой находится формула. Например, предположим, что ваша первая запись находится в строке 5. Вы можете использовать эту формулу для создания диапазона номеров записей, начинающегося со 100:

=ROW()+95

Теперь, если вы удалите запись, оставшиеся номера записей перенастроятся, и вы не получите никаких ошибок.

Если вы используете этот подход, вам нужно убедиться, что вы не удаляете какие-либо строки над теми строками, которые содержат ваши записи, так как это приведет к неправильным номерам ваших записей. Например, если вы используете приведенную выше формулу и удаляете строку 3, ваша первая строка для записей становится строкой 4, поэтому номер вашей первой записи становится 99. (помните, что вы хотели, чтобы они начинались со 100, поэтому теперь это неверно!)

Чтобы предотвратить эту потенциальную ошибку, измените свою первую формулу (в ячейке A5)

на следующее:

=ROWS($A$4:$A5)+98

Обратите внимание, что в этой формуле используется не функция СТРОКА, а функция СТРОКА. Функция ROWS возвращает количество строк в указанном диапазоне. В этом случае он возвращает значение 2, которое добавляется к 98, что дает желаемый номер записи 100. Кроме того, если вы удалите какие-либо строки перед строкой 4, ваша формула все равно будет работать. Вы можете скопировать формулу из A5 вниз настолько, насколько это необходимо, и вы должны получить правильные номера записей во всех ячейках.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.

Этот совет (12402) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь:

link: / excel-Working_with_Record_Numbers [Работа с номерами записей].