Если вы привыкли к бумажному хранению, вам может быть трудно переключиться на компьютерный архив. Первое, что нужно знать, это то, что вы больше не можете физически вести переписку. Никаких физических документов и картотеки! Когда вы привыкнете делать это в электронном виде, вы больше не захотите возвращаться к физическому хранению.

С чего начать. * Чтобы папки не создавались в разных местах на компьютере, Windows предлагает своим пользователям «Мои документы» или просто «Документы» в качестве картотеки. Ярлык на рабочем столе или в меню «Пуск» дает немедленный доступ ко всем вашим папкам и файлам.

Именование папок. * Подумайте и спланируйте, прежде чем создавать новые папки. Составьте список всех основных тем Е.Г. Обучение, встречи, проекты, персонал. Будьте как можно более конкретными и описательными. Когда вас нет в офисе и кому-то нужен доступ к этим файлам, они не хотят тратить часы на выяснение того, что означают все ваши умные коды.

Отделите личные файлы от деловых. * Никогда не смешивайте личные папки с деловыми файлами. Храните личные и деловые папки отдельно. Не храните конфиденциальную личную информацию на компьютере компании. Если вам нужно что-то сделать в личной папке, поместите ее на карту памяти и как можно скорее скопируйте файлы на свой персональный компьютер.

Темы и уровни могут помочь. * На следующем уровне будут темы для каждой папки. Ваша папка «Обучение» должна содержать различные учебные курсы, предлагаемые компанией, и запланированные даты для каждого курса. Если в папке содержится более 50 папок, пора разделить ее на более мелкие части. Людям лень прокручивать страницу вниз, когда они не видят файл сразу на экране, они предполагают, что его там нет.

Не забудьте сделать резервную копию вашей системы. * Ваш жесткий диск поврежден, и вся ваша тяжелая, важная работа пропала! Регулярное резервное копирование является приоритетом для любого пользователя компьютера. Не делайте резервные копии на тот же диск, над которым вы работаете, резервное копирование на CD или DVD по регулярному расписанию. ИТ-отдел крупных компаний автоматически планирует время для резервного копирования системы. Желательно также делать регулярные резервные копии, чтобы не потерять важные данные. Храните резервные копии в надежном месте, а не в ящике стола или в сумочке. Поскольку все ваши папки хранятся в одном месте, резервное копирование выполняется просто, поскольку вам нужно только указать папку «Документы» с ее подпапками, и все готово.

Не отставайте от своей системы. * Лучшая в мире файловая система бесполезна, если вы не будете ее поддерживать. Немедленно сохраните файлы в нужной папке, чтобы избежать лишних хлопот и попыток выяснить, куда следует хранить документы. Время — деньги, а время дорого.